국무조정실 기록관리 지침

제1장 총 론

제1조(목적) 이 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법”이라 한다), 동법 시행령 및 시행규칙에 의한 국무조정실의 효과적인 기록관리를 위하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규정은 국무조정실 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침이 정하는 바에 의한다.

제2장 기록관 설치 및 운영

제3조(기록관의 설치) ①법 제13조 및 영 제10조 규정에 따라 국무조정실 총무기획관실 소속으로 기록관을 둔다. ②총무과장은 기록관장을 겸하여, 기록관 운영에 필요한 사항을 총괄한다.

제4조(주요업무 및 업무분장) 기록관은 다음 각호의 사항에 관한 업무를 수행한다. 1. 국무조정실 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행 2. 기록물의 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 운영 4. 기록물의 보존처리 및 서고관리 5. 영구보존 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관 6. 기록물평가심의회의 운영 7. 기록관리시스템의 운영 8. 발간 간행물의 관리 9. 기록물의 편찬 및 이용 등에 관한 사항 10. 기타 기록물관리에 관한 사항

제5조(기록물관리실태 점검 및 교육) 기록관장은 매년 1회 이상 처리부서별 기록물관리실태 점검과 기록관리 담당자에 대한 교육을 실시하여야 한다.

제3장 기록물 관리

제6조(기록물의 생산) ①각 부서의 장은 해당 부서가 수행하는 모든 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 업무수행의 모든 과정이 문서, 보고서, 도서, 시청각물, 전자파일 등의 기록으로 생산되고 관리되도록 하여야 한다. ②각 부서의 장은 시행령 제17조 내지 제19조에 해당되는 업무를 수행할 경우 반드시 생산·등록하여야 한다. ③각 부서의 장은 전년도 생산·접수하여 관리하고 있는 기록물을 정리하여 매년 5월31일까지 기록관리시스템을 통해 생산현황통보를 하여야 한다.

제7조(간행물의 발간·등록) ①각 부서의 장은 간행물을 발간하고자 할 때에는 중앙기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 발급받아 간행물에 표기하여야 한다. ②각 부서의 장은 시행령 제55조에 정한 바에 따라 간행물 발간 완료 후 15일 이내에 해당 간행물 3부와 전자파일을 각각 국가기록원과 국무조정실 기록관으로 송부하여야 한다.

제8조(기록물의 이관) ①각 부서의 장은 해당 부서 보유 기록물 중 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 국무조정실 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매년 생산현황통보시 이관하여야 한다. ②각 부서의 장은 조직개편 등으로 인하여 소관업무의 일부 또는 전부가 타 부서로 인계되는 경우 반드시 보유기록물 목록이 포함된 인계인수서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. ③각 부서의 장은 조직개편 등으로 인하여 소관업무의 일부 또는 전부를 더 이상 수행하지 않을 경우 해당 업무와 관련된 모든 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.

제9조(기록물의 보존관리) ①기록관장은 소관 기록관에서 인수한 기록물의 형태, 생산연도, 보존기간, 생산부서 등을 구분하여 서고에 배치하고, 매년 1회 이상 정수점검을 실시하여야 한다. ②기록관장은 보유기록물에 대한 효과적인 보존과 관리를 위하여 보존시설, 장비 및 환경 개선을 위한 조치를 강구하여야 한다.

제10조(기록물의 평가 및 폐기) ①보존기간이 경과된 기록물은 기록물평가심의회를 거쳐 폐기여부 등에 대해 심의하여 처리하여야 한다. ②기록물평가심의회는 5인으로 구성하고 위원장은 기록관장으로 하며, 위원은 심의대상 기록물의 성격을 고려하여 구성한다. 다만, 시행령 제43조에 따라 민간 전문가 2인이 반드시 포함되어야 한다.

제11조(보안관리 등) ①기록관의 보존서고는 출입제한 구역으로 지정하고, 외부인의 출입을 통제하여야 한다. ②기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 긴급사태에 대비하여 필요한 시설을 갖추어야 하며, 긴급사태에 대비하기 위하여 다음 사항에 대해 매년 1회 이상 점검하여야 한다. 1. 전자기록물 생산 및 보존 서버의 백업 진행상태 2. 기록관 보존서고의 방화·방재 점검 3. 소화기의 충전상태 4. 기타 재난대비와 관련하여 필요한 사항

제4장 기록관 시설

제12조(기록관리 시설 및 장비의 확보) 기록관장은 기록물을 안전하게 관리할 수 있도록 시행령 제60조의 규정에 따라 보존시설과 장비를 갖추어야 한다.

제13조(기록관리시스템의 구축) ①기록관장은 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축하여야 한다.

제14조(보칙) 이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관 운영에 필요한 사항은 기록관장이 정한다.