관세청 기록관 운영에 관한 훈령

제1조(목적) 이 훈령은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 관세청과 본부세관에 기록관을 설치ㆍ운영하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 훈령은 관세청 및 세관에 적용되며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 훈령으로 정하는 바에 따른다.

제3조(소속 및 인원 구성) ① 기록관은 관세청과 본부세관의 기록물관리부서에 각각 설치하며, 관세청에 두는 기록관의 장은 운영지원과장이 되고, 본부세관에 두는 기록관의 장은 세관운영과장이 된다. ② 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 관리, 종이문서 및 전자문서 관리, 간행물 관리, 시청각기록물 관리, 기록편찬, 정보공개접수 및 기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리과의 장에게 기록물관리책임자를 지정하도록 하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제4조(본부세관 기록관의 설치ㆍ운영) ① 본부세관장은 해당 기관의 업무수행과정에서 생산 또는 접수한 기록물의 효율적 보존관리 및 활용을 위하여 기록관을 설치ㆍ운영할 수 있다. ② 본부세관장은 독립된 기록관을 설치ㆍ 운영하는 경우라도 이 훈령을 준수하여야 한다. 다만, 그 운영에 필요한 세부사항은 별도의 규칙으로 정할 수 있다.

제5조(본부세관 기록관의 설치기준) 본부세관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조제1항 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 기록관을 설치ㆍ운영하여야 한다.

제6조(전문위원 위촉 등) ① 기록관의 장은 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 전문위원을 위촉할 수 있다. ② 전문위원은 기록관장의 요청에 따라 관세청장 또는 본부세관장이 위촉하며, 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제7조(주요업무 및 분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행 2. 기록물관리에 관한 규정 및 지침 등 제ㆍ개정 3. 소관 비공개ㆍ비밀기록물의 공개 재분류 4. 기록물관리 교육ㆍ평가운영계획 수립 5. 기록관이 설치되어 있지 않은 세관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 6. 기록물의 수집ㆍ관리ㆍ보존 및 활용 7. 기록물관리전산시스템의 도입 및 운영관리 8. 기록물 정리 업무의 지도ㆍ교육 9. 기록관리기준표의 관리 10. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 11. 보존 기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로 이관 12. 소관 비전자 기록물의 디지털화 계획 수립 시행 13. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 14. 기록물평가심의회의 구성ㆍ운영 15. 행정기록물ㆍ도서ㆍ간행물ㆍ시청각물ㆍ도면기록물 등의 열람 16. 기록관의 보존서고, 자료실, 사무실, 작업실, 전산실 등의 관리 17. 중요 기록물의 재난대비계획 수립 18. 기록관이 설치되어 있지 않은 세관의 기록물 정수점검 및 관리상태 점검 19. 한시 기록물의 보존 기간 재책정 관리 20. 보유 기록물의 평가ㆍ기술ㆍ폐기 관리 21. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 22. 그 밖에 기록관 기록물관리에 필요한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제8조(처리과 기록물의 생산) ① 기록관장은 해당 기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산ㆍ관리하기 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다. ② 관세청과 세관은 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하려는 경우에는 미리 조사ㆍ연구서 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 이를 작성하지 않을 수 있다. 1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항 2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항 3. 「행정절차법」에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항 4. 그 밖에 기록관장이 조사ㆍ연구서 또는 검토서 작성이 필요하다고 인정하는 사항 ③ 관세청과 세관은 영 제18조제1항 각 호에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산하거나 등록하여 관리하여야 한다. ④ 관세청과 세관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 1. 관세청장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진 2. 관세청장 또는 차장이 참석한 주요 행사 3. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 구조물 4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 관세청장이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항 5. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항 6. 국내 최초의 출현 물로서 사료적 가치가 높은 사항 7. 그 밖에 시청각 기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제9조(기록물의 등록) ① 관세청과 세관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 한다. ② 제1항에 따른 등록정보는 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 하며, 임의로 수정하거나 삭제하지 않도록 관리하여야 한다. ③ 영 제21조제1항에 따른 관세청장의 업무 관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객 명단 및 대화록 등 공식문서 외의 중요기록물도 전자기록생산시스템에 등록하여야 하며, 해당 등록번호를 기록물에 표기하여야 한다. ④ 전자기록생산시스템에 등록되지 아니하고 기록관에서 수집한 기록물은 기록관리시스템에 직접 등록하여 관리하며, 전자적인 형태로 생산되지 않은 기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자적으로 관리하여야 한다.

제10조(간행물의 발간등록) ① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 간행물을 발간하려는 때에는 법 제22조에 따라 반드시 발간등록번호를 부여받아야 한다. 다만, 보존 및 활용가치가 낮은 10쪽 미만의 단순홍보용 간행물은 발간등록을 생략할 수 있다. 1. 각종 회의록, 회의 자료집 2. 각종 조사ㆍ연구ㆍ검토 보고서 3. 관세청 소관 각종 법령, 훈령, 예규 등 법령집 4. 국정감사 자료집(예: 결산 자료집 등) 5. 관세청이 발간하는 도서ㆍ백서ㆍ연감ㆍ통계ㆍ 도록 등의 간행물 6. 관세청이 주관하여 실시하는 각종 교육ㆍ세미나ㆍ워크숍ㆍ토론회 등의 교재 또는 자료 7. 각종 용역보고서ㆍ완료보고서 8. 그 밖에 제1호부터 제7호까지의 간행물에 준하는 기록물 ② 해당 기관의 재무관 또는 지출관, 처리과의 장은 간행물 발간 경비를 지출하기 전에 반드시 발간등록번호를 부여받도록 조치하여야 한다. ③ 처리과의 장은 발간등록번호가 부여된 간행물의 발간을 완료한 후 15일 이내에 해당 간행물 3부와 전자파일(PDF)을 수록한 CD 또는 DVD 1점을 각각 국가기록원과 관세청 기록관에 송부하여 보존ㆍ활용되도록 하여야 한다.

제11조(기록물의 생산현황 통보) ① 각 처리과의 장은 전년도에 생산된 기록물을 정리하여야 하며, 기록물 생산현황을 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다. ② 기록관장은 매년 8월 31일까지 기록물 생산현황을 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

제12조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 해당 부서의 업무수행 과정에서 생산ㆍ접수한 기록물을 보존 기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템의 생산 기록물은 매 1년 단위로 기록관리시스템으로 이관하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에도 불구하고 업무상 참고 등을 목적으로 이관을 연장하려는 경우에는 기록물이관시기 연장신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이때 이관시기 연장은 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 가능하고 연장기간이 종료되면 기록관 보존서고로 이관한다. ③ 처리과의 장은 직제개편 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 존재하지 않을 경우 즉시 이를 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. ④ 보존기간 30년 이상의 기록물은 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 국가기록원으로 이관하여야 한다. ⑤ 기록관장은 제10조제3항에도 불구하고 처리부서로부터 이관연기 요청을 받은 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의를 거쳐 이관연기에 필요한 조치를 하여야 한다.

제13조(기록물의 폐기) ① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임으로 실시한다. ② 보존기간이 경과된 기록물을 폐기하려는 경우에는 전문요원의 심사와 제14조제1항에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 하며, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제10호서식의 기록물 평가심의서를 작성ㆍ 보존하여야 한다. ③ 전문요원은 폐기결정일부터 폐기까지 관련된 일련의 행위들을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다. ④ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각ㆍ파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기 대상 기록물의 유출을 방지하는 데 필요한 조치를 마련하여야 한다. ⑤ 기록물의 폐기는 민간 등에 위탁 할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 입회하여 감독하는 등 기록물의 유출을 방지하는 데 필요한 조치를 하여야 한다.

제14조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 기록물 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 관세청 및 본부세관에 각각 기록물평가심의회를 둔다. ② 관세청에 두는 기록물평가심의회는 위원장을 포함하여 5명의 위원으로 구성하되, 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 다음 각 호의 사람이 된다. 1. 관세청 기획조정관, 정보데이터정책관 주무부서장 2. 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가 중 관세청장이 지정하는 사람 2명 ③ 본부세관에 두는 기록물평가심의회의 구성은 본부세관장이 별도로 정하는 바에 따른다. ④ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존 기간 10년 이하 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항 2. 기록물의 보존 기간 변경에 관한 사항 3. 그 밖에 위원장이 정하는 기록물의 폐기에 필요한 사항 ⑤ 기록물평가심의회의 회의는 재적 위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ⑥ 기록물평가심의회의 원활한 운영을 위하여 간사를 두되, 간사는 운영지원과 서무담당 사무관이 된다. ⑦ 기록물평가심의회의 회의는 필요한 경우 수시로 개최할 수 있으며, 회의에 출석한 공무원이 아닌 위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제15조(서고관리) ① 기록관장은 기록물을 처리과별ㆍ생산연도별ㆍ보존 기간별로 배치하고 기록물 보존현황을 기록ㆍ유지하여야 한다. ② 기록관장은 열람실 및 보존서고의 서가 배치 계획을 수립하여 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하여야 하고, 기록물의 위치정보가 수록된 기본목록파일을 작성하여야 한다. ③ 기록관장은 보안대책을 수립ㆍ시행하여야 하며, 열람실 및 보존서고의 운영, 보존환경 관리, 재난재해 시 기록물 대피 등에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경 기준을 갖추어야 한다.

제16조(기록물 공개 여부 분류) ① 기록관에서는 이관된 기록물 중 비공개ㆍ부분공개로 분류된 기록물에 대하여 매 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다. 다만, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개한 기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 하지 아니할 수 있다. ② 제1항에 따른 재분류 시 행정적ㆍ법적 사항 및 진행 중인 업무와의 연관성 등을 확인하기 위하여 비공개 기록물의 소관 처리과에 공개재분류에 대한 의견을 조회할 수 있다.

제17조(기록물 열람 및 대출) ① 기록관의 열람시간은 당일 근무시간이 시작할 때부터 끝날 때까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. ② 기록물의 대출기한은 7일로 제한하며, 1회에 한하여 7일간 연장할 수 있다. ③ 출입자 및 대출ㆍ열람 기록물에 대한 기록을 작성ㆍ유지하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 서고관리책임자의 지시에 따라야 한다. ④ 기록물 대출자는 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 제2항에 따른 대출기한이 끝나기 전이라도 대출한 기록물을 바로 반납하여야 한다. 1. 휴가ㆍ전직ㆍ퇴직ㆍ다른 기관 전출 2. 대출기한을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기출장 3. 그 밖에 기록관장이 대출기한이 끝나기 전에 반납을 요구하는 경우 ⑤ 보존 기간이 30년 이상인 기록물은 원칙적으로 서고 외로 반출해서는 아니 된다. ⑥ 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고 외로 반출하려는 때에는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제8호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아 서고관리책임자에게 제출하여야 한다.

제18조(비밀기록물 관리) ① 기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위하여 전용서고를 설치하고 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다. ② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 비밀기록물 원본을 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 따라 비밀보호 기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우 ③ 보존 기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음 연도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 이관된 기록물이 생산연도부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다.

제19조(주요기록물의 디지털화) ① 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 행정박물 등 모든 형태의 주요기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 디지털화를 추진하여 기록정보 자료를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 관세청 및 세관의 기록물을 디지털화하려는 경우 국가기록원의 「기록물 디지털화 기준」을 준수한다.

제20조(기록물관리 교육) 관세청 기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 관세청과 세관 기록물관리 업무담당자를 소집하여 교육을 시행할 수 있다.

제21조(기록물관리 지도점검) ① 관세청 기록관장은 관세청과 기록관이 설치되어 있지 않은 세관의 기록물관리 실태를 점검하여야 하며, 점검결과 우수직원에 대하여 표창을 수여할 수 있다. ② 관세청 기록관장은 기록물관리 점검 결과가 미비한 처리과에 시정을 요구할 수 있고, 처리과는 그에 따른 조치 결과를 제출하여야 한다.

제22조(운영세칙) 그 밖에 이 훈령의 운영에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.