국방 기록관리 훈령

제1장 총칙

제1조(목적) 이 훈령은 「공공기록물 관리에 관한 법률」, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」과 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」에 따라 국방 기록물 관련 업무의 수행에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용 범위) ① 국방부 본부 및 소속 기관, 국방부 직할부대, 합동참모본부, 각군(이하 "각급기관”이라 한다) 등의 기록물 관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 훈령에서 정하는 바에 따른다. ② 비밀기록물의 관리 및 처리에 관하여는 이 훈령의 적용과 함께 따로 정한 「군사보안업무 훈령」에 따른다.

제3조(정의) 이 훈령에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각호와 같다. 1. "기록물”이란 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 가. "종이기록물”이란 컴퓨터로 작성한 것을 프린트하거나 필기구 등 수기(手記)로 작성하여 보관하는 원본기록물을 말한다. 나. "전자기록물”이란 송·수신되거나 저장된 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다. 다. "웹기록물”이란 공공기관의 웹사이트에 포함된 모든 형태의 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관계된 관리정보를 말한다. 라. "행정정보 데이터세트”란 각급 행정기관에서 업무상 사용하고 있는 행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다. 마. "도서”란 각급기관의 목적이나 업무 수행을 위해서 발간하는 간행물로 공문서와 달리 여러 부를 간행하여 기관 내부나 일반인에게 그 내용을 전달하기 위한 보고서·통계류·백서류 등을 말한다. 바. "대장”이란 일정한 서식의 문서철에 등록하여 발급 또는 수납 등의 사항을 연속적으로 기록·보관하는 장부류 등을 말한다. 사. "카드”란 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항을 관리하기 위하여 낱장으로 된 정해진 서식에 변동사항을 연속적으로 기록하면서 활용하는 인사기록카드·생활기록부·토지대장·건물대장 등의 기록물의 유형을 말한다. 아. "도면”이란 설계도·지적도·도시계획도 등 낱장 또는 여러 장의 도형이나 그림으로 된 특수규격의 기록물로서 일반 문서류와 분리하여 도면함이나 도면봉투 등에 관리해야 하는 기록물의 유형을 말한다. 자. "시청각기록물”이란 사진, 사진필름, 녹음·녹화 테이프, 시청각 자료가 수록된 디스켓, 전산 마그넷 테이프, CD, DVD, 디지털카메라 녹화칩, 영화필름 등을 말한다. 차. "행정박물”이란 업무 수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물을 말한다. 2. "비치기록물”이란 카드, 도면, 대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되고 처리과에서 계속하여 비치·활용해야 하는 기록물을 말한다. 3. "처리과”란 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 과의 담당관 또는 계(係)를 말한다. 4. "기록물관리기관”이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물 관리 업무를 수행하는 기관을 말하며, 영구기록물관리기관과 특수기록관 및 기록관으로 구분한다[기록관 및 특수기록관은 이하 "(특수)기록관”으로 표기한다]. 5. "기록물관리기관의 장”이란 다음 각 목의 구분에 따른 사람을 말한다. 가. 국가기록원: 해당 기관의 장 나. (특수)기록관: 관할 기관 또는 부서의 장 6. "전자문서시스템”이란 문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행, 분류, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. 7. "기록관리시스템”이란 (특수)기록관에서 기록물의 수집·보존(복제본 제작 및 보존매체 수록을 포함한다)·활용·이관 등 기록물 관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다. 8. "영구기록관리시스템”이란 국가기록원이 영구기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 9. "기산일”(起算日)이란 일반으로 분류된 기록물의 경우는 기록물철 단위로 그 기록물의 처리가 끝난 해의 다음 해 1월 1일을 말하며, 비밀기록물로 분류된 기록물의 원본의 경우에는 생산한 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일을 말한다.

제2장 기록물관리기관

제4조(기록물관리기관 설치) ① 국방부장관 및 각군 참모총장은 관할 각급기관의 기록물 관리를 위하여 국가기록원장과 협의하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조제1항 및 제14조제1항에 따른 기록물관리기관을 설치하여 운영할 수 있다. ② 기록물관리기관은 기록물관리부서에 설치하는 것을 원칙으로 하며, 설치에 따른 보존 시설 및 장비의 기준은 별표 1에 따른다.

제5조(기록물관리책임자) ① 처리과의 장은 기록물의 등록·분류·정리·보관·이관 등의 기록물관리를 위하여 기록물관리책임자를 지정해야 한다. ② 기록물관리책임자의 업무는「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "시행규칙"이라 한다) 제15조에 따른다.

제6조(기록관) ① 각급기관은 기록물을 효율적으로 관리·운영하기 위하여 기록관을 설치·운영하며, 이때 각급기관은 별지 제1호 서식의 기록관 설치요청서를 국방부장관 및 각군 참모총장에게 제출하여 신청해야 한다. ② 기록관 설치 요청을 받은 국방부 장관 및 각 군 참모총장은 전문인력 및 시설·장비의 설치요건을 검토하여 국가기록원과 협의한 후 승인여부를 결정한다. ③ 기록관이 설치되지 않은 기관의 기록물은 원칙적으로 관할 상급기관 (특수)기록관으로 이관하여 위탁관리하되, 해당 기관의 기록관이 조속히 설치될 수 있도록 해야 한다.

제7조(특수기록관) ① 각급기관의 장은 기록물의 특성상 기록물을 각급 기관에서 장기간 보존한 후 국가기록원으로 이관하는 것이 적합하다고 인정될 때에는 특수기록관을 설치·운영할 수 있다. ② 특수기록관은 안보 관련 기록물 중 보존 기간이 30년 이상으로서 공개가 제한된 기록물을 주로 생산하는 각급기관에 설치·운영하며, 설치가 필요한 각급기관은 별지 제1호 서식의 특수기록관 설치요청서를 국방부장관 및 각군 참모총장에게 제출하여 신청해야 한다. ③ 특수기록관 설치 요청을 받은 국방부장관 및 각군 참모총장은 전문인력 및 시설·장비의 설치 요건을 검토하여 국가기록원과 협의한 후 승인 여부를 결정한다.

제3장 기록물의 관리

제1절 기록물의 생산

제8조(기록물의 생산의무) 각급기관의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 그 과정과 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 필요한 조치를 마련해야 한다.

제9조(조사·연구서 또는 검토서의 작성) ① 각급기관은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조제1항에 따라 미리 조사·연구서 또는 검토서를 작성하여 보존해야 하며 그 내용에는 다음 각 호의 사항이 포함되도록 한다. 1. 발단경위 2. 제안자 등 관련자의 소속·직급 및 성명 3. 기관장 또는 관계기관의 지시·훈령 또는 의견 4. 관련 현황과 검토내용 5. 각종 대안과 조치의견 6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등 ② 제1항에 해당하는 조사·연구서 또는 검토서를 작성한 각급기관의 장은 해당 기록물의 생산 또는 접수일이 속하는 해의 다음 연도 5월 31일까지 조사·연구서 또는 검토서 생산 현황을 별지 제2호 서식에 따라 해당 기관의 기록관에 제출해야 한다.

제10조(회의록의 작성) ① 각급기관은 영 제18조제1항 각 호에 해당하는 회의, 참모총장 이상이 주재하는 주요지휘관회의, 정책회의를 개최할 때에는 전자문서시스템을 통하여 회의록을 생산하거나 등록하여 관리한다. 이 경우 회의록에는 다음 각호의 사항이 포함되도록 한다. 1. 회의의 명칭 2. 개최기관 3. 일시 및 장소 4. 참석자 및 배석자 명단 5. 진행 순서 6. 상정 안건 7. 발언 요지 8. 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항 ② 대통령 혹은 국무총리가 참석하는 회의 중 국가기록원장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록이나 녹음기록 중 어느 하나를 생산해야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산해야 한다. ③ 회의록은 그 회의를 소집하거나 주관하는 기관에서 작성해야 한다. 다만, 회의를 소집하거나 주관하는 기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 대상 회의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하고, 그 공공기관에서 회의록을 작성하도록 한다.

제11조(시청각기록물의 생산) ① 각급기관은 영 제19조에 해당하는 시청각기록물을 생산하는 경우 전자기록생산시스템으로 등록하여 관리하는 것을 원칙으로 한다. ② 제1항에 따라 보존 기간이 30년 이상인 시청각기록물을 생산하거나 접수한 각급기관의 장은 보존 기간의 기산일부터 5년이 지나기 전에 해당 기록물을 국가기록원으로 이관해야 한다. 다만, 별표 1의 시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 맞는 서고와 관리장비를 갖추거나 부득이한 사유로 이관 시기를 연장할 필요가 있다고 인정되는 기관은 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 이관 시기를 연장할 수 있다. ③ 각급기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대해서는 동영상기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성하여야 한다. 1. 영 제19조제1항제1호 중 대통령 취임식 2. 영 제19조제1항제3호 중 「국가장법」에 따른 장의행사(葬儀行事)와 국가적 차원에서 추진이 필요하다고 인정되어 특별법으로 정한 국제행사 또는 체육행사 3. 영 제19조제1항제4호 중 다수의 외국 국가원수 또는 행정수반이 참석하는 국제회의 4. 영 제19조제1항제5호 중 공공기관의 장과 중앙기록물관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모 사업·공사 5. 그 밖에 동영상기록물을 생산할 필요가 있다고 인정되는 사항

제12조(대통령 관련 기록물 관리) ① 대통령 관련 기록물의 범위는 다음 각 호와 같다. 1. 각급기관에서 대통령 또는 그 보좌기관에 제출한 기록물의 원본 2. 대통령 또는 차관급 이상의 대통령 보좌기관이 참석하는 정책조정을 위한 각종 회의의 회의록 3. 대통령의 영상 또는 육성이 수록된 시청각기록물 ② 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물을 생산하거나 접수한 처리과의 장은 그 기록물을 생산하거나 접수한 날이 속하는 해의 다음 연도 5월 31일까지 대통령 관련 기록물의 목록을 별지 제3호 서식에 따라 해당 기록관에게 제출해야 한다.

제13조(각종 대장·서식 등의 전산·관리) 이 훈령에서 정한 각종 대장·서식 등은 특별한 사유가 없으면 전산화하기 쉽도록 전자문서시스템, 기록관리시스템으로 관리해야 한다.

제2절 기록물의 등록 및 분류

제14조(기록물의 등록) ①각급기관은 생산한 기록물을 법 제18조에 따라 등록해야 한다. 기록물을 생산하거나 접수할 때에는 처리과별로 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하되, 번호를 기록물에 표기할 때에는 제3항의 처리과 기관코드를 갈음하여 처리과명을 표기한다. ② 제1항에도 불구하고 기록물의 특성상 그 등록·분류·편철 등의 방식을 달리 적용할 필요가 있다고 인정되는 수사·재판 관련 기록물의 경우에는 각급기관의 장이 국가기록원장과 협의하여 따로 정할 수 있다. ③ 제1항에 따른 생산등록번호 및 접수등록번호는 각각 처리과 기관코드와 연도별 등록번호로 구성한다. ④ 각급기관은 기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록해야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다. ⑤ 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 기준에 따른다. 1. 생산등록번호는 결재권자가 결재하거나 보고받은 직후에 부여한다. 2. 영 제21조제1항제2호에 따라 등록하여야 하는 문서 중 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본 문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자문서시스템이 반려 또는 재작성 전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다. 3. 사진·필름류의 시청각기록물에 대해서는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다. 4. 영화·비디오·오디오류의 시청각기록물에 대해서는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 기관의 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다. 5. (특수)기록관이 직접 수집한 기록물에 대해서는 획득된 시점에 기록관리시스템으로 등록번호를 부여한다. ⑥ 직제 개정 등으로 처리과가 신설·폐지 또는 통합되거나 명칭이 변경된 경우 해당 기관의 장은 기록물 등록을 위한 처리과 기관코드를 부여받아야 한다.

제15조(기록물의 등록번호 표기방법) ① 기록물을 생산한 처리과에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다. 1. 기안문·시행문 등에 생산등록번호란 또는 문서번호란이 있는 기록물은 그 난에 생산등록번호를 표기한다. 2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 없는 문서·카드류·도면류 등의 기록물은 해당 기록물의 왼쪽 윗부분 여백에 별표 2의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다. 3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나 그 사진·필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진·필름 등을 부착한 종이의 왼쪽 윗부분 여백에 별표 2의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다. 다만, 같은 내용의 사진과 필름 등에 대해서는 같은 생산등록번호를 표기해야 한다. 4. 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대해서는 그 기록물과 보존 용기에 별표 2의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다. 5. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대해서는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존 용기에 별표 2의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다. 6. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물의 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표2의 표시 방법에 따라 생산등록 번호를 표기한다. ② 접수한 기록물에 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다. 1. 접수된 기록물은 접수번호란에 접수 등록번호를 표기한다. 2. 접수된 기록물 외의 접수기록물은 제1항 각 호와 같은 방법으로 오른쪽 윗부분 여백에 별표 2의 표시를 하여 접수등록번호를 표기한다.

제16조(등록사항의 삭제 또는 수정) 전자적으로 생산·관리되는 등록정보를 수정하려는 경우에는 기록물관리책임자의 확인을 받고 조치할 수 있으며 수정일·수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

제17조(공식문서 외의 중요 기록물의 등록·관리) 각급기관은 다음 각 호의 기록물을 등록하여 관리해야 한다. 1. 대통령·국무총리 및 각급기관장의 업무 관련 메모, 일정표, 방문객명단 및 대화록 2. 제9조제1항에 해당하는 사항과 관련한 문서가 결재되거나 검토과정에서 반려되거나, 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본 문서 3. 그밖에 국가기록원장이 정하는 기록물

제18조(기록물의 분류) ① 기록물의 기능 분류는 별표 3의 정부기능분류체계(BRM)의 기능 분류 기준에 따라 구분한다. ② 제2항에 따른 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 하여야 한다.

제19조(기록관리기준표) ① 기록관리기준표에는 업무 설명, 보존 기간, 보존 기간 책정사유, 비치기록물 여부, 공개 여부, 접근권한 등에 관한 사항이 포함되어야 하며, 기록관리시스템으로 생성·관리해야 한다. ② 각급기관은 직제 개정 또는 기능의 신설·폐지 등으로 기록관리기준표를 변경할 필요가 있다고 인정할 때에는 정부기능분류체계(BRM)에서 변경신청을 해야 한다.

제20조(기록물철의 분류번호 표시) ① 각급 기관은 기록관리기준표에 따라 처리과별, 단위과제별로 기록물을 분류하여 관리하여야 한다. ② 기록물철의 분류번호는 시스템의 구분, 처리과 기관코드, 단위과제 식별번호 및 기록물철 식별번호로 구성한다. ③ 기록물철의 표지, 보존 상자 또는 보존봉투와 색인목록에는 그 기록물철의 분류번호를 표시해야 한다. ④ 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대해서는 본체와 보존 상자에 알맞은 규격으로 별표 12의 표시방법에 따른 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를 표시해야 한다.

제3절 기록물의 편철

제21조(기록물철의 작성 및 등록) 각 단위과제의 담당자가 기록물철을 신규로 작성하였을 때에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여해야 한다.

제22조(일반문서의 편철 및 관리) ① 각급기관은 단위과제별로 기록물철 작성기준을 수집하여 발생 순서에 따라 기록물이 체계적으로 편철·관리되게 해야 한다. ② 기록물을 편철할 때 기록물철의 맨 위에는 별표 4의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓는다. ③ 제1항과 제2항에 따라 작성된 기록물철은 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 한다. ④ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100장 이내로 하는 것을 원칙으로 하며, 편철해야 할 기록물의 양이 지나치게 많을 때에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 같은 제목과 분류번호를 부여하고 권호수만 다르게 표시해야 한다. ⑤ 처리과에서 업무가 진행 중이거나 업무에 활용 중인 일반문서는 별표 5의 규격에 따른 진행문서파일에 넣어 관리한다. ⑥ 처리가 완결된 일반문서는 진행문서파일에서 분리하여 별표 6의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립이나 집게로 고정시킨 후 별표 7의 규격에 따른 보존 상자에 단위업무별로 넣어 관리한다. ⑦ 제6항에 따른 보존 상자의 옆면에는 별표 8의 보존 상자 표지를 붙여야 한다.

제23조(카드류의 편철 및 관리) ① 카드류는 처리과에서 비치·활용기간이 끝날 때까지 편철하지 않은 상태로 카드 보관함에 넣어 관리한다. ② 처리과에서 비치·활용이 끝난 카드류는 별표 9의 카드류 보존 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리한다. ③ 제2항에 따라 카드류를 보존 봉투에 넣어 편철하는 경우 각 보존 봉투의 맨 위에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록 순서에 따라 카드를 배열해야 하며, 보존 봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 하는 것을 원칙으로 한다.

제24조(도면류의 편철 및 관리) ① 도면류는 기록물철 단위로 별표 10의 도면류 보존 봉투에 편 상태로 넣어 관리한다. ② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우 맨 위에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열해야 하며, 보존 봉투당 도면의 편철량은 30장 이내로 하는 것을 원칙으로 한다. ③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제25조(사진·필름류의 편철 및 관리) ① 사진·필름류는 기록물철 단위로 그 사진·필름의 규격에 맞게 별표 11에 따른 사진·필름류 보존 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리한다. ② 제1항에 따라 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열해야 한다.

제26조(기록물의 면 표시) ① 문서의 면 표시는 문건별 면수를 가운데 아래쪽에, 문서철별 면수를 오른쪽 아랫부분에 각각 표시하되, 2장 이상으로 된 문서 중 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 기록물의 건(件)은 그 기록물의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 가운데 아래쪽에 건별로 면 표시하고 문서철별 면수는 해당 문서철의 첫번째 면에서 시작한 일련번호만 표시한다. ② 문서별 면수는 위에서 아래로 부여하되, 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여해야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 부여한다. ③ 하나의 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면수는 앞권의 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여 대상에서 제외한다. ④ 문서철별 면수는 맨 처음 연필로 표시한 후 기록물정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.

제4절 기록물의 정리 및 이관

제27조(기록물의 정리) ① 각급기관 기록관은 매년 2월 말일까지 전년도에 생산된 기록물을 정리해야 한다. ② 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 한다. 1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다. 2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치하는지를 확인한 후 미비된 사항을 보완한다. 3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다. 4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다. 5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치되는지를 확인한 후 기록물철 단위의 면 표시를 최종적으로 확정·표기한다. 6. 기록물철을 보존 기간 책정 등의 보존 분류를 한 후 기록물철 등록부에 그 결과를 기입한다. 7. 기록물철에 남아 있는 철침 등 이물질을 제거한다. 8. 기록물철의 별지 제4호 서식의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지를 확인한 후 색인목록을 전산출력의 색인목록으로 교체한다. 9. 기록관리기준표에 누락되거나 변경된 단위과제가 있는지를 확인하여 정부기능분류시스템에서 변경신청을 한다. 10. 기록물철을 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존 상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다. 11. 비치·활용이 종료된 카드류를 보존 봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리한다. 12. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 이행한다. ③ 제2항제6호에 따른 기록물철별 보존 분류(보존 장소, 비치종결일 및 비치사유만 해당한다)는 (특수)기록관의 장이 할 수 있다. ④ 각급기관은 제1항에 따라 기록물을 정리하였을 때에는 그 결과와 기록물 등록 대장 및 기록물철 등록부에 등록되어 있는 내용이 일치되도록 해야 한다.

제28조(기록물 생산 현황의 통보) ① 처리과의 장은 매년 5월 31일까지 관할 기록관 및 특수기록관의 장에게, (특수)기록관의 장은 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 전년도의 기록물 생산 현황을 별지 제5호 서식에 따라 통보해야 한다. 이 경우 기록물 생산 현황의 통보는 영 제20조제1항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다. ② 제1항에도 불구하고 전자기록시스템으로 기록물생산현황을 통보할 수 없는 경우에는 국가기록원장과 협의하여 통보방식을 달리할 수 있다. ③ 비밀기록물에 대한 생산 현황은 별지 제6호 서식에 따른 비밀기록물 생산 목록을 작성하여 제출한다.

제29조(기록물의 수집) 각급기관의 장은 국가기록원장이 정하는 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 해의 다음 해의 기록물 수집계획에 따라 이관 3개월 전까지 수집대상 기관 또는 부서에 해당 기록물의 수집 일정을 통보하고 이관일 1개월 전까지 수집대상 기록물의 목록을 통보해야 한다.

제30조(기록물의 이관) ① 법 제19조제2항에 따라 각급기관의 기록물은 처리과에서 보존 기간의 기산일부터 2년의 범위에서 보관한 후 이관 일정에 따라 관할 (특수)기록관으로 이관한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 (특수)기록관으로 이관한다. ② (특수)기록관이 설치되지 아니하거나 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위에서 기록물철 단위로 이관 시기를 연장할 수 있다. ③ 각급기관은 제1항과 제2항에 따라 기록물을 이관하려는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 별지 제7호 서식의 이관 목록과 함께 제출해야 한다. ④ (특수)기록관의 장은 제1항에 따라 이관받은 기록물 중 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 보존 기간의 기산일부터 10년이 지난 다음 해 중에 국가기록원으로 이관해야 한다. 다만, 기록물의 적절한 관리를 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 10년이 지나기 전에 이관할 수 있다.

제31조(기록물의 이관 시기 연장) 영 제32조제3항, 제40조제1항 단서 및 제41조제3항에 따라 부득이한 사유로 기록물의 이관 시기를 연장하려는 경우에는 미리 관할 기록물관리기관의 장에게 별지 제8호 서식의 기록물 이관 연장신청서를 전산으로 작성·제출하여 협의해야 한다.

제32조(시청각기록물의 이관) 보존 기간이 30년 이상인 시청각 기록물은 보존 기간의 기산일부터 5년이 지나기 전에 관할 (특수)기록관을 거쳐 국가기록원으로 이관해야 한다. 다만, 별표 1의 시청각기록물 보존 시설 및 장비의 기준에 맞는 서고와 관리장비를 갖춘 경우 또는 부득이한 사유로 이관 시기를 연장할 필요가 있다고 인정될 때에는 보존 기간의 기산일부터 10년의 범위에서 이관 시기를 연장할 수 있다.

제5절 기록물의 보존 및 폐기

제33조(보존 기간) ① 기록물의 보존 기간은 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년의 7종류로 구분하며, 보존 기간별 책정기준은 별표 13과 같다. 다만, 대통령, 수사·재판·정보·보안 관련 기록물은 각급기관의 장이 국가기록원장과 협의하여 보존 기간의 구분 및 그 책정기준을 달리 정할 수 있다. ② 기록물의 보존 기간은 단위과제별로 책정한다. 다만, 특별히 보존할 필요가 있다고 인정되는 단위과제에 대해서는 국가기록원장이 보존 기간을 직접 정할 수 있다. ③ 보존 기간의 기산일은 해당 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 그 과제가 종결된 날이 속하는 해의 다음 해의 1월 1일부터 보존 기간을 가산한다.

제34조(보존 방법) 보존 기간이 준영구 이상인 기록물의 보존 방법은 다음 각 호와 같으며, 기록물의 보존 방법별 분류기준은 별표 14와 같다. 1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2. 원본을 그대로 보존하는 방법 3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

제35조(보존 장소) ① 보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료시까지 관할 (특수)기록관에서 보존한다. ② 보존 기간이 30년 이상인 기록물은 국가기록원으로 이관하여 보존해야 한다. 1. 비치기록물로서 사료적 가치가 높지 않은 기록물 2. 법 제3조에 규정된 각급기관의 기록물. 다만, 국가기록원장이 수집·보존할 필요가 있다고 인정하여 지정한 기록물은 제외한다. ③ 각급기관이 제2항제1호에 해당하는 기록물을 해당 기관의 (특수)기록관에서 관리하려는 경우에는 국가기록원과 협의해야 한다.

제36조(전자문서의 관리) ① 각급기관이 전자문서의 생산·관리체제를 설치·운영할 때에는 기록물의 등록, 분류, 정리, 생산 현황 작성, 이관 및 열람 등의 기록물관리업무를 그 전자문서의 생산·관리체제에 의하여 수행할 수 있어야 한다. ② 처리과의 장은 관할 (특수)기록관에 전자문서를 이관하려면 전자문서를 관할 (특수)기록관의 기록관리시스템에 전자적인 방법으로 이관해야 한다. 이 경우 전자문서를 이관할 때에는 전자문서를 전자문서시스템으로부터 기록관리시스템에 전자적인 방법으로 이관해야 한다. ③ (특수)기록관의 장은 관할 국가기록원에 전자문서를 이관 할 때에는, 전자문서를 기록관리시스템으로부터 관할 영구기록관리시스템에 전자적인 방법으로 이관해야 한다. ④ (특수)기록관의 장은 인수절차 종료 시 그 결과를 해당 처리과에 통보해야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존해야 한다. ⑤(특수)기록관의 장은 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년이상인 경우에는 국가기록원장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리해야 한다. ⑥ (특수)기록관의 장은 제5항에 따른 장기보존포맷으로 변환하는 경우에는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 부여해야 한다. ⑦ (특수)기록관의 장이 국가기록원으로 전자기록물을 이관하려면 관리정보 메타데이터(metadata)를 추가한 장기보존포맷으로 재변환해야 한다. ⑧ (특수)기록관의 장은 전자기록물을 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장해야 하며, 승인받지 않은 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립하여 시행하여야 한다. ⑨ 전자문서를 관리하는 기록물관리기관의 장은 제1항에 따른 표준의 전자문서와 호환성이 유지되도록 해당 컴퓨터 파일을 계속적으로 전환·관리해야 한다. ⑩ 기록물관리기관의 장은 기록관리시스템이 표준의 전자문서를 관리하는 데 필요한 기술조건을 가지도록 유지·관리해야 한다.

제37조(보존 기간이 30년 이상인 보존 기록물의 관리) ① 보존 기간이 30년 이상인 기록물에 대해서는 서고 외의 지역으로의 반출을 금하는 것을 원칙으로 한다. ② 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고 외의 지역으로 반출하려면 해당 서고를 관리하는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제9호 서식의 기록물 반출·반입서를 해당 서고관리 책임자에게 제출해야 한다. ③ 보존 기간이 30년 이상인 기록물의 열람은 그 기록물이 수록된 보존 매체를 사용해야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람할 수 있도록 제공할 때에는 기록물관리담당자가 계속하여 참석해야 한다.

제38조(중요 기록물의 이중 보존) ① 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물에 대해서는 법 제21조제1항에 따른다. ② 관할 (특수)기록관에서 보존하는 기록물 중 보존 매체에 수록된 중요 기록물은 안전하게 분산·보존하기 위하여 전년도에 제작한 기록물의 보존 매체 사본을 8월 31일까지 국가기록원에 송부해야 한다.

제39조(보존 매체 수록·관리) ① (특수)기록관의 장은 보존 기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여 보존 가치가 높다고 인정되는 경우에는 그 기록물을 보존 매체에 수록해야 하며 보존 매체의 종류와 규격은 별표 15와 같다. ② 기록물을 보존 매체에 수록하는 경우에는 영 제39조에 따른다. ③ 기록관과 특수기록관은 기록물을 보존 매체에 수록하여 관리하는 경우에는 국가기록원장이 정하는 방식에 따라 보존 매체별로 관리번호를 부여해야 한다.

제40조(보존 매체에 수록된 기록물의 원본 추정) 기록물관리기관이 법에서 정한 기준과 절차에 따라 보존 매체에 수록한 기록물은 원본과 같은 것으로 추정한다.

제41조(보존 매체 수록 현황 통보) 기록물관리기관의 매체수록 통보 시기는 다음 각 호와 같다. 1. 기록물관리기관의 장은 매년 8월 31일까지 그 기관의 전년도 복제본 제작 또는 보존 매체 수록 목록과 현황을 별지 제10호 서식에 따라 국가기록원에 제출해야 한다. 2. 국가기록원장은 보존 매체 수록 목록 중 이중으로 보존할 필요가 있는 기록물을 선별하여 매년 8월 말까지 해당 기록물관리기관에 대상 기록물의 송부 시기를 통보해야 한다.

제42조(광디스크에 수록·관리) ① 기록물을 수록하는 광디스크는 한 번 입력 후에는 삭제·수정 또는 재수록을 할 수 없는 형태의 보존 매체를 사용함을 원칙으로 한다. ② 기록물을 광디스크에 수록할 때에는 그 기록물을 우선 전산기의 기억장치에 입력하여 입력자료에 이상이 있는지를 검사한 후 광디스크로 옮겨 수록해야 한다. ③ 제2항에 따라 전자기록물을 광디스크로 옮겨 수록할 때에는 별지 제11호 서식의 광디스크 수록계획서를 작성하고, 이에 따라 수록해야 한다. 이 경우 광디스크는 공개 구분 종류별로 구분하여 작성한다. ④ 기록물관리기관에서 생산한 전자기록물이 수록된 광디스크와 그 보존 용기에는 별표 16의 광디스크·마이크로필름 표지를 붙여야 한다.

제43조(마이크로필름의 촬영) ① 기록물관리기관이 기록물을 마이크로필름에 수록할 때에는 별지 제12호 서식의 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영해야 한다. ② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영할 때에는 촬영 시작 부분에 별표 17의 시작 표지와 별지 제12호 서식의 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 그 마이크로필름 촬영계획서의 순서대로 기록물을 수록한 후 촬영이 끝나는 부분에 별표 17의 촬영 끝 표지를 넣어야 하며 마이크로필름의 컷(cut) 번호는 시작 표지부터 부여한다. ③ 기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존 용기에는 별표 16의 광디스크·마이크로필름 표지를 붙여야 한다. ④ 기록물관리기관은 촬영이 끝난 마이크로필름의 촬영 상태를 검사해야 하며, 촬영 상태가 불량한 부분이 발견되었을 때에는 제2항과 제3항에 따라 재촬영해야 한다. ⑤ 기록물이 수록된 마이크로필름의 원본은 시청각기록물 전용 서고에 보존하고, 열람 등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용하는 것을 원칙으로 한다.

제6절 서고 관리 및 기록물의 폐기

제44조(기록물 관리) ① 법 제30조에 따라 (특수)기록관의 장은 기록물을 안전하게 보존·관리하기 위하여 보존 환경의 유지, 보안대책 및 재난대비계획 수립·시행 등 필요한 조치를 하여야 한다. ② (특수)기록관의 장은 행정자치부령으로 정하는 기준에 따라 보존 중인 기록물의 수량과 상태를 점검하여야 한다.

제45조(폐지기관의 기록물 관리) ① 조직개편 등의 이유로 기관이 폐지되는 경우 그 사무를 승계하는 기관이 없을 때에는 폐지되는 기관의 장은 보존 중인 기록물을 지체 없이 국가기록원으로 이관해야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 기관 또는 민간기관으로 전환되는 경우의 기록물 관리에 관하여는 대통령령으로 정하는 바에 따른다. ② 공공기관으로 전환되는 경우 그 기관의 장은 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 보존 기간의 기산일부터 10년이 지난 다음 해 중에 국가기록원으로 이관해야 한다. ③ 민간기관으로 전환되는 경우 그 기관의 장은 모든 기록물을 지체없이 국가기록원으로 이관하여야 한다. ④ 각급 기관의 장은 그 각급 기관에서 한시적으로 운영된 부서가 폐지되고 업무를 승계하는 부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 지체 없이 그 기관의 (특수)기록관으로 이관해야 한다.

제46조(기록물의 회수) ① 각급기관의 장은 기록물이 유출되어 민간인이 보유하거나 관리하는 경우에는 그 기록물을 회수하거나 위탁·보존 또는 복제본 수집 등 필요한 조치를 해야 한다. ② 기록물을 선의로 취득한 제3자에 대한 기록물 보상액은 전문감정평가 기관이 평가한 금액으로 하되, 전문감정평가기관이 없는 경우에는 국가기록관리위원회에 심의를 의뢰한다. ③ 각급기관의 장은 제1항에 따른 기록물을 회수하기 위하여 필요하다고 인정될 때에는 관계 공무원으로 하여금 민간인이 보유한 기록물의 목록 및 내용을 확인하게 하거나 그 밖에 필요한 조사를 하게 할 수 있다. ④ 제3항에 따라 조사를 하는 공무원은 그 권한을 표시하는 증표로써 별지 제13호 서식을 작성하여 관계인에게 내보여야 한다.

제47조(서고 관리) ① 기록물관리기관의 서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존 위치를 알아볼 수 있게 해야 한다. ② 기록물관리기관의 장은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자가 서고의 출입과 기록물의 입고·출고를 통제하도록 해야 한다.

제48조(기록물의 서고 배치) 기록물은 기록물의 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치해야 하며, 구체적인 배열방식은 (특수)기록관의 장이 정한다.

제49조(살균·소독 등의 보존 처리) ① 보존 기간이 30년 이상인 기록물은 서고에 입고하기 전에 소독하여 기록물에 손상을 주는 해충과 미생물을 제거할 수 있다. ② 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 보존하는 서고 전체의 살균·소독은 연 1회 이상 할 수 있다. ③ 보존 기간이 30년 이상인 종이류 기록물 중 산성화 정도가 pH 6.5 이하인 기록물에 대해서는 서고에 입고하기 전에 탈산(脫酸) 처리를 할 수 있다. ④ 기록물관리기관의 장은 살균·소독이나 탈산 처리 등 기록물의 보존 처리를 하는 경우 별지 제14호 서식의 기록물 보존 처리서를 작성해야 한다.

제50조(소장 기록물의 점검) ① 기록물관리기관의 장은 소장(所藏)하는 기록물에 대하여 정수점검과 상태를 점검해야 하며, 점검 주기는 별표 18과 같다. ② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물이 정기적으로 점검될 수 있도록 별지 제15호 서식의 기록물 점검계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검해야 한다.

제51조(기록물의 평가 분류) 기록물의 상태는 별표 23의 기록물의 상태 평가기준에 따라 해당 기록물의 재질 및 훼손 정도를 평가하여 3개 등급으로 분류한다.

제52조(기록물의 복원·복제) ① (특수)기록관의 장은 기록물을 복제할 경우에는 복제의 과정과 근거를 기록으로 남겨 관리해야 한다. ② 기록물을 전시하는 경우에는 복제본을 사용하는 것을 원칙으로 한다. ③ 기록물관리기관의 장은 훼손 정도가 3등급인 기록물 중 사료적 가치가 높은 기록물에 대해서는 국가기록원장에게 복원을 의뢰할 수 있다.

제53조(기록물 보안 및 재난 대책) ① 기록물관리기관의 장은 소관 기록물의 안전한 관리를 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보안 및 재난 대책을 수립·시행해야 한다. ② 제1항에 따라 기록물관리기관의 장은 출입 인원, 보존시설, 전산장비 및 기록물 등으로 구분하여 보안대책을 수립·시행해야 하며, 기록물 재난대비책(기록물의 대피 우선순위, 근무자 안전규칙 등을 포함한다)을 수립·시행해야 한다.

제54조(기록관 및 특수기록관의 기록물 평가 및 폐기) ① (특수)기록관의 장은 보존 중인 기록물 중 보존 기간이 지난 기록물에 대해서는 다음 각 호와 과정을 거쳐 보존 기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리한다. 1. 생산부서의 의견 조회 2. 법 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원[해당 (특수)기록관 소속 기록물 관리 전문요원을 말한다]의 심사 3. 기록물평가심의회의 심의 ② 기록물관리기관의 장이 제1항에 따라 기록물을 폐기하려는 경우에는 별지 제16호 서식의 기록물 평가 심의서를 작성하고, 이에 따라 폐기해야 한다. ③ (특수)기록관의 장은 영 제29조제1항제3호에 따라 기록물 원본을 폐기하고 보존 매체만 보존하는 경우에는 원본을 보존 매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 다음 각 호의 과정을 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있다. 1. 생산부서의 의견 조회 2. 기록물관리 전문요원의 심사 3. 기록물평가심의회의 심의 4. 국가기록관리위원회의 심의

제55조(기록물평가심의회 운영) ① 기록물평가심의회(이하 이 조에서"심의회”라 한다)는 (특수)기록관이 속한 부서의 장이 구성·운영하되, 심의회의 위원은 기록물의 보존 가치를 평가하기에 적합하다고 인정되는 민간 전문가 및 소속공무원 5명 이내로 구성하되, 1명 이상의 민간 전문가를 포함해야 한다. 다만, 각군의 경우 국방부에 준하여 구성하고 운영할 수 있다. ② 국방부의 심의회 구성은 다음 각 호와 같다. 1. 위원장은 기록물관리기관(운영지원과)의 장이 맡는다. 2. 위원은 폐기대상 기록의 분량이 가장 많은 3개 부서의 장, 유관부서 기록업무 관련자(기록연구사) 및 민간위원으로 구성한다. 3. 간사는 운영지원과에서 맡는다. ③ 심의회는 심의를 통해 기록의 보존 기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 확정하는 임무 및 심의회 운영에 관한 사항을 수행한다. ④ 심의회는 연 1회 개최하는 것을 원칙으로 하되, 필요 시 수시로 구성·운영할 수 있다. ⑤ 보존 가치가 없어 심의회에서 폐기하기로 결정된 기록은 기록물관리기관의 장이 폐기처리한다.

제4장 비밀기록물의 관리

제56조(비밀기록물의 보존·관리) 각급기관이 비밀기록물을 생산할 때에는 제19조의 기록관리기준표 등에 따른 보존 기간과 별표 13에 따른 보존 기간별 책정기준을 참고하여 해당 비밀 원본의 보존 기간을 비밀 보호 기간의 책정과 동시에 정하여 보존 기간이 만료될 때까지 보존되도록 해야 한다.

제57조(비밀 업무의 기록관리기준표) ① 기록물관리기관의 장은 기록관리기준표 또는 기록관리기준표 변경신청서를 작성할 때 단위과제에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 단위과제(또는 단위업무명)에 가명(假名)을 부여하여 작성하고, 그 기록관리기준표 관련 자료를 비밀로 분류하여 관리해야 한다. ② 제1항에 따라 작성하는 기록관리기준표에 비밀 관련 정보가 포함되어 있는 경우 자료의 작성과 제출은 서면으로 하고, 국가기록원으로 제출하는 사본의 예고문은 제출일부터 1개월이 지난 달의 말일에 파기하는 것으로 한다.

제58조(비밀기록물의 이관) ① 각급기관의 장은 비밀기록물의 원본에 대하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생하면 (특수)기록관으로 이관해야 한다. 1. 일반 문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 따라 비밀 보호 기간이 만료된 경우 3. 생산한 후 30년이 지난 경우 ② 국가기록원이나 특수기록관으로 이관하는 비밀기록물은 건별로 봉투에 넣어 봉인한 후 별지 제17호 서식의 이관 목록과 함께 이관해야 하며, 이관받은 비밀기록물은 봉투의 접합부분에 별표 19의 봉인표지를 붙인 상태로 관리해야 한다. ③ 특수기록관의 장은 제3항에 따른 봉인 및 개봉 관련 사항을 별지 제18호 서식의 비밀기록물 봉인 대장에 기록해야 한다.

제59조(비밀기록물의 전산관리) ① 국가기록원 및 특수기록관의 장은 이관받은 비밀기록물의 목록이나 내용을 전산으로 관리하려는 경우에는 비밀기록물 전용 전산장비를 따로 설치·운영해야 한다. ② 제1항에 따라 비밀기록물을 수록한 전산자료는 정보통신망에 의한 외부 연결을 차단하거나 「군사보안업무 훈령」에 따른 조치를 마련하여 정보통신망에 의하여 비밀이 유출되지 않도록 관리해야 한다.

제60조(비밀기록물 전용서고) ① 기록물관리기관의 장은 비밀기록물을 관리하기 위하여 별도의 전용서고 및 시설장비 등을 설치·운영하여야 한다. ② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 비밀기록물 전용서고를 설치하였을 때에는 이를 통제구역으로 지정하고, 경비병 또는 감시카메라 등에 의하여 모든 출입사항이 항상 감시·기록되도록 해야 한다. ③ 기록물관리기관의 장은 법 제32조에 따른 비밀기록물을 관리할 전담요원을 지정하여야 한다. ④ 기록물관리기관의 장은 비밀기록물 관리 전담요원 지정 시 신원조사, 보안교육 등 필요한 보안조치를 해야 한다.

제61조(비밀기록물 생산 현황의 관리) ① 각급기관의 장은 매년 5월 31일까지 관할 기록관 및 특수기록관의 장에게, 기록관 및 특수기록관의 장은 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 별지 제6호 서식에 따라 전년도 비밀기록물의 생산·해제 및 재분류 현황을 통보해야 한다. ② 각급기관의 장은 제1항의 비밀기록 생산 현황에 포함된 비밀기록물의 목록을 별지 제6호 서식에 따라 작성·관리해야 하며, 그 목록은 생산 후 3년이 지난 다음 해의 5월 31일까지 관할 (특수)기록관의 장에게 통보해야 한다. 이 경우 비밀기록물 목록의 제목 중에 비밀 정보가 포함되어 있는 경우에는 그 정보를 삭제하고 제출할 수 있다. ③ (특수)기록관의 장은 제2항에 따라 통보받은 비밀기록물의 목록 중 보존 기간이 30년 이상인 기록물에 대해서는 매년 8월 31일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다.

제5장 기록물의 공개 및 열람

제62조(공개 여부 구분 관리) ① 기록물의 공개 여부는 기록물의 건 단위 또는 쪽 단위로 표시하되, 공개가 제한되는 기록물의 분량이 최소화되도록 해야 한다. ② 기록물의 공개 여부 구분 표시는 그 기록물에 "공개, 부분공개, 비공개” 중 하나를 선택하여 표시한다.

제63조(기록물의 공개 여부 분류) ① 각급기관은 소관 기록물관리기관으로 기록물을 이관할 때에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관해야 하며 비공개 기록물의 경우에는 비공개 사유를 함께 제출한다. ② 기록물관리기관은 기록물의 공개청구에 신속하게 응하기 위하여 보존하는 기록물의 공개여부를 미리 구분하여 관리해야 한다. ③기록물관리기관은 비공개로 분류하여 관리하는 기록물 중 생산연도 종료 후 30년이 지난 것은 모두 공개하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 이관 시기가 30년 이상으로 연장되는 기록물은 예외로 한다. ④ 제3항에 따라 공개 여부를 재분류하는 기록물관리기관의 장은 해당 기록물의 생산기관에 재분류에 관한 의견을 제출하도록 요청할 수 있다. ⑤ 기록물관리기관은 비공개로 재분류된 기록물에 대해서는 재분류된 해부터 5년마다 공개 여부를 재분류해야 한다.

제64조(목록의 작성·비치) 기록물관리기관의 장은 소장 기록물에 대한 정보 목록을 작성하여 갖추어 두어야 하며, 기록물의 등록정보로 정보 목록을 갈음할 수 있다. 다만, 비밀기록물이나 그 밖에 관계 법령에 따라 공개가 제한되는 기록물은 예외로 한다.

제65조(정보통신망에 의한 기록물 열람) 정보통신망으로 기록물을 열람하려는 사람은 미리 별지 제19호 서식의 열람신청서를 제출하여야 한다.

제6장 간행물의 관리

제66조(간행물의 분류) 각급기관이 발간한 간행물의 분류는 일반기록물과 동일하게 기록관리기준표 등에 따른다.

제67조(간행물의 등록) ① 각급기관은 간행물을 발간할 때 발간등록번호를 부여받아야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 간행물에 대해서는 간행물의 발간 등록을 생략할 수 있다. 1. 전자문서시스템에 의하여 등록되는 기록물 2. 행정자치부에 정부간행물 발간 등록 및 송부 훈령에 제시된 예외 목록 3. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제2조에 따른 공공기관과 특별법에 따라 설립된 법인이 발간하는 간행물 ② 용역보고서를 발간할 경우에는 계약체결 시 발간등록번호 부여 및 송부 내용을 포함하여 계약할 수 있도록 조치해야 한다.

제68조(등록번호의 신청) ① 간행물은 처리과의 책임자가 발간·인쇄의 결재를 진행하기 전에 국가기록원 홈페이지 혹은 각군 본부 포털에서 발간 등록 신청을 하여, 그 결과를 첨부하여 회계부서에 인쇄를 의뢰해야 한다. ② 각급기관의 재무관 및 지출관이 간행물 발간 관련 경비를 집행할 때에는 그 간행물의 발간 등록 여부를 확인해야 한다. ③ 연속적으로 발행되는 간행물은 맨 처음 발행 시 한 번만 등록 신청하고, 그 이후에는 계속 같은 발간 등록번호를 사용하며, 서명이나 발행처, 발간 주기 등 중요한 사항이 변동되었을 때에는 다시 부여받아야 한다.

제69조(등록번호의 표기) ① 발간 등록 번호의 표기는 알아보기 쉬운 규격으로 간행물의 앞표지 왼쪽 윗부분에 "발간 등록번호”라 쓰고 그 아랫줄에 별표 21의 등록번호 표기방법에 따라 표기해야 한다. ② 간행물의 발간 등록번호는 별표 22와 같이 영구기록물관리기관 기호, 발행기관의 기관코드, 등록 일련번호 및 발간 주기 구분 기호로 구성한다. 다만, 각군의 경우 자체적으로 시행할 수 있다.

제70조(간행물의 송부) ① 각급기관은 발간등록된 간행물 3부를 발간 후 15일이 지나기 전까지 각각 관할 (특수)기록관과 국가기록원에 송부하여 보존·활용되도록 해야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 않은 간행물의 전자파일이 있는 경우에는 함께 송부할 수 있다. ② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 송부받은 간행물의 활용 가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지 간행물을 파기할 수 있다.

제7장 기록물관리 표준전문화 등

제71조(기록물관리기관의 보존 시설 및 장비 기준) 기록물관리기관은 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 별표 1의 기준에 맞는 보존 시설과 장비를 갖추어야 한다.

제72조(장기보존용 기록 재료) 각급기관은 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 생산하려는 경우에는 국가기록원의 기준에 맞는 기록 재료를 사용해야 한다.

제73조(기록물 관리의 표준화) 기록물관리기관이 기록물을 마이크로필름 또는 전자매체에 수록하여 관리할 때에는 국가기록원과 서로 유통하고 활용할 수 있도록 관리해야 한다.

제74조(기록물 관리 전문요원의 자격과 배치) ① 기록물을 체계적이고 전문적으로 관리하기 위하여 기록물관리기관에는 영 제78조 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 자격을 갖춘 기록물 관리 전문요원을 배치해야 한다. ② 기록물관리기관의 전체 정원의 4분의 1 이상(전체 정원이 3명 이하일 때에는 1명 이상)을 기록물 관리 전문요원으로 배치하여야 하며, 전문요원은 기록물의 이관, 평가, 분류, 정리(整理), 기술(記述), 폐기, 보존 등의 업무를 수행한다. ③ 기록물관리 전문요원이 아닌 기록물관리기관의 종사자는 기록물관리기관에 보직되기 전 또는 보직된 후 6개월이 지나기 전까지 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 기록물관리 교육과정을 이수해야 한다.

제75조(확인·점검) ① 국방부 장관 및 각군 참모총장은 기록물의 안전한 보존과 효율적 관리에 필요하다고 인정될 때에는 각급기관의 기록물 관리 실태를 확인·점검할 수 있다. ② 제1항에 따른 확인·점검 결과 기록물 관리가 부실하여 중요 기록물을 멸실시킬 우려가 있다고 판단되는 경우에는 각급기관의 장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다. 이 경우 해당 기관의 장은 특별한 사유가 없으면 요청에 따라야 한다.

제76조(위반자에 대한 징계) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 공무원에 대하여 법 제50조, 제51조에 따라 징계나 그 밖에 필요한 조치를 해야 한다. 1. 기록물을 무단으로 파기한 자 2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자 3. 기록물을 무단으로 은닉하거나 유출한 자 4. 기록물을 고의 또는 중과실로 멸실하거나 손상시킨 자 5. 법 제37조제2항을 위반하여 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 자

제8장 보 칙

제77조(재검토기한) 국방부장관은「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 훈령에 대하여 2016년 1월 1일 기준으로 매3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.