기록물 관리 규정

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다), 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다) 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "시행규칙"이라 한다)에 따른 방위사업청 특수기록관 업무 수행 및 기록물 등의 관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. "기록물"이란 처리과 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. "특수기록관"이란 기록물의 보존과 관리 등 방위사업청 정보센터로서의 기능을 수행하기 위한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 전문인력을 모두 갖춘 기구로서, 법 제13조, 시행령 제10조 및 시행규칙 제2조에 따라 방위사업청에 설치된 기록물관리기관을 말한다. 4. "간행물"이란 부서의 목적이나 업무수행을 위해 발간하는 자료로 발간책자, CD, 전자파일 형태의 모든 자료를 의미한다. 공문서와 달리 여러 부수를 발간하여 부서 내부나 관계기관 또는 일반인에게 그 내용을 전달하기 위한 목적으로 활용되는 것을 의미 한다. 5. "처리과"란 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 팀ㆍ과 또는, 승인된 한시부서 (T/F 등) 등을 말한다. 6. "특수기록관장"은 기록물관리 부서의 장을 말하며 운영지원과장을 의미 한다. 7. "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터 세트 등의 기록정보자료를 말한다. 8. "시청각기록물"이란 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 각종 디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 말한다. 9. "행정박물"이란 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용 및 보유한 형상기록물로서 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치가 높은 기록물을 말한다. 10. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 열람, 활용, 이관, 평가, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 표준시스템을 말한다. 11. "행정정보 데이터세트"란 방위사업청 및 그 소속기관에서 업무상 사용하고 있는 행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다. 12. "기록물관리 전문요원"(이하 "전문요원"이라 한다)이란 법에 규정된 요건을 갖추고 기록물관리기관에 배치되어 체계적ㆍ전문적인 기록물관리를 수행하는 기록연구사 및 기록연구관 등 기록전문가를 말한다.

제3조(적용범위) 특수기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 특수기록관의 설치 및 운영

제4조(특수기록관의 설치 및 운영) ① 시행령 제11조에 따라 방위사업청은 특수기록관을 설치ㆍ운영한다. ② 특수기록관장은 특수기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원, 비밀전담요원 등의 전문인력을 확보하고, 기록물 관리에 필요한 서고, 시스템 등 제반사항을 마련하여야 한다.

제5조(주요업무) 특수기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 대한 주요 정책 및 계획 수립 2. 기록물의 수집ㆍ이관ㆍ활용ㆍ폐기 등 주요 업무의 운영 3. 기록관리시스템의 운영 4. 기록물관리 지원ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행 5. 소관 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독(점검) 및 후속 시정조치 요구 6. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보 7. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 8. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 9. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 10. 기록물평가심의회 운영 11. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 및 재분류 12. 기록물 보존서고, 처리과별 서고(자료실) 점검 및 기록물 정수점검 및 실태조사 13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 14. 특수기록관의 시설 및 장비관리 15. 활용대상 주요 비전자기록물의 DB구축(디지털화) 및 MF(마이크로필름) 제작 16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 17. 행정정보데이터세트 관리 18. 기록물의 검색ㆍ열람 제공 및 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 19. 소관 처리과 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리 20. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조 21. 그 밖에 방위사업청 특수기록관의 기록물관리에 관한 사항

제6조(기록물관리책임자) 각 과ㆍ팀은 다음 각 호의 업무를 수행하는 기록물관리 책임자를 1인 이상 지정하여야 한다. 1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항 2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항 3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항 4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항 5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항 6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제3장 기록물의 관리

제7조(기록물의 생산) ① 처리과의 장은 당해부서에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리 될 수 있도록 필요한 조치를 마련하여야 한다. ② 제1항에 따라 기록물을 생산ㆍ관리하는 때에는 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용, 이력정보, 업무수행과정의 보고사항 및 검토 사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제8조(기록물의 생산의무) ① 각 처리과의 장은 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사ㆍ연구서 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다. 1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항 2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항 3. 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항 4. 그 밖에 특수기록관장 또는 국가기록원장이 조사ㆍ연구서 또는 검토서 작성이 필요하다고 인정하는 사항 ② 각 처리과의 장은 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 하며, 업무관리시스템을 통하여 회의록을 생산하고 이를 등록하여 관리하여야 한다. 다만, 회의 내용이 비밀일 경우 비밀관리시스템 등 별도의 시스템으로 생산ㆍ등록ㆍ관리 할 수 있다. 1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 방위사업청장이 참석하는 회의 2. 정당과의 업무협의를 목적으로 방위사업청장이 참석하는 회의 3. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 4. 국가기록원 지정ㆍ관리 회의(녹음기록ㆍ녹취록, 속기록, 회의목록 등 포함된 위원회 회의록) 5. 분과위원회, 실무위원회 등 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의 ③ 국가기록원이 지정한 방위사업추진위원회는 회의록과 함께 의사록(속기록)을 작성하여 등록ㆍ관리하여야 한다. ④ 각 처리과의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각 기록물을 생산하여야 한다. 1. 방위사업청장, 차장 및 본부장 등 주요직위자의 업무 관련 활동과 인물사진 2. 방위사업청과 그 소속기관의 주요행사 3. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 방위사업청장이 시청각 기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항 5. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항 6. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항 7. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제9조(기록물의 등록) ① 각 처리과의 장은 부서에서 생산ㆍ접수한 공문서ㆍ계약서ㆍ계산서ㆍ도면 등을 업무관리시스템을 이용하여 등록하여야 한다. 비전자문서의 경우, 등록 후 전자사본 생산 여부와 관계없이 원본을 유지하여야 한다. ② 업무관리시스템에 등록되지 아니하고 특수기록관에서 수집한 기록물은 기록관리시스템에 직접 등록하여 관리하여야 하며, 전자적인 형태로 생산되지 않은 기록물에 대하여는 전자화방안에 따라 전자적으로 관리되도록 하여야 한다. ③ 비전자 비밀기록물의 원본을 생산ㆍ접수 접수한 경우 업무관리시스템이나 비밀관리시스템에 등록하여야 한다. 단 사본의 경우에는 업무관리시스템으로는 등록할 수 없다.

제10조 (기록물의 정리) ① 각 처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ접수한 비전자 기록물을 단위과제별로 정리한 후 "별지 제1호 서식의 색인목록"을 작성하여 보관하여야 한다. ② 각 처리과의 장은 비전자 기록물을 이관하기 전, "별지 제2호 서식"에 따라 철의 표지를 부착한 후, 색인목록을 첨부하고 보존용표지로 철을 구분하여 보존용상자에 담아 기록물을 정리하여야 한다. ③ 각 처리과의 장은 업무관리시스템으로 생산ㆍ접수한 기록물의 경우, 매년 기록물정리기간에 전년도 기록물에 대해 자율적으로 검토하여 과제카드를 재지정하고 공개여부를 재판단하여야 한다.

제11조 (기록물의 생산현황 통보) ① 각 처리과의 장은 전년도에 생산된 기록물을 정리해야 하며, 기록물 생산현황을 매년 5월 31일까지 특수기록관장에게 "별지 제7호"부터 "별지 제11호"까지의 서식에 따라 통보하여야 한다. ② 특수기록관장은 매년 8월말까지 기록물 생산현황을 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

제12조(기록물의 이관) ① 모든 기록물은 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 처리과에서 보관한 후 기록물철 단위로 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산ㆍ접수된 전자기록물은 온나라시스템을 이용하여 매 1년 단위로 기록관리시스템에 이관하여야 한다. ② 비전자문서의 이관은 "별지 제3호 서식의 이관 신청서"를 이용하여 사전에 이관을 신청한 후 이관기간에 이관하여야 한다. 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 "별지 제4호 서식의 기록물 이관 연장 신청서"를 제출할 수 있다. 다만, 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물 철단위로 이관시기를 연장할 수 있다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에는 업무를 인계 받는 부서 또는 모체부서에서 기록물을 인수받아 이관하여야 한다. ④ 생산 후 10년이 경과된 보존기간 30년 이상 기록물은 국가기록원에 이관하여야 한다. 다만, 특수기록관장은 방위사업청 내 안보관련 기록물 등 비공개 기록물에 대하여 생산연도 종료 후 30년까지 그 이관시기를 연장할 수 있으며 30년경과 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 국가기록원장에게 이관시기의 연장을 요청할 수 있다. ⑤ 처리과에서 특수기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 생산년도ㆍ보존기간 공개여부를 표시하고 색인목록을 붙여 이관 하여야 한다.

제4장 기록물평가심의회

제13조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물의 평가 및 폐기는 특수기록관장 책임 하에 전문요원이 실시하고 적용범위는 방위사업청과 그 소속기관에서 보존ㆍ관리하고 있는 기록물로 제한한다. ② 제1항의 전문요원은 보존기간 경과기록물 목록 및 "별지 제16호 서식의 보존기간 경과 기록물 의견서"를 작성하고, 기록물평가심의회는 보존기간 경과기록물 의견에 대한 보류, 승인, 반려 여부를 결정한다. 위 심의내용의 기록을 위하여 "별지 제17호 서식의 기록물평가심의서" 및 "별지 제18호 서식의 기록물평가심의회 의결서"를 작성ㆍ보존한다. ③ 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회 심의결과 보존기간이 30년 이상으로 재분류된 경우, 해당 기록관리기준표 및 색인목록에 재분류된 결과를 반영하여야 한다. ④ 폐기 결정일 부터 폐기까지 관련된 일련의 행위들을 기록으로 작성ㆍ 보존하여야 하고, 다음 각 호에 대한 기록물은 폐기를 보류하여야 한다. 1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물 2. 국방ㆍ외교ㆍ안보 등과 관련하여 보존할 필요가 있는 기록물 3. 민원증명, 이해분쟁 및 소송 등의 증빙자료로 보존할 필요가 있는 기록물 4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물 5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물 6. 국가적으로 중대한 사안, 조사 또는 수사기관의 요청이 있거나 국민 권익보호를 위해 필요한 기록물 7. 그 밖에 시행령 제26조제1항에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물 ⑤ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각ㆍ 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 특수기록관장은 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다. ⑥ 기록물 원본을 이관하지 않고 처리과에서 임의로 폐기할 경우, 특수기록관은 해당 행위에 대해 감사관실에 고발할 수 있다.

제14조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 기록물폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회를 둔다. ② 기록물평가심의회는 위원장을 포함하여 5명의 내부위원 및 민간전문가로 구성한다. ③ 위원장은 특수기록관장(운영지원과장)으로하며, 기록물평가심의회를 소집ㆍ운영한다. 다만, 위원장이 공석이거나 사고 등 부득이한 사정으로 직무를 수행할 수 없는 때에는 행정복지팀장이 그 직무를 대행한다. ④ 내부위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 다음 각 호의 자로 구성하며, 그 직위에 보직됨과 동시에 당연직으로 하고, 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 1. 정책조정담당관(청본부) 2. 기반전력사업총괄팀장(기반전력사업본부) 3. 미래전력사업총괄팀장(미래전력사업본부) ⑤ 간사는 방위사업청과 그 소속기관의 전문요원이 담당하고, 기록물평가심의회의 회의가 대면으로 진행된 경우에는 "별지 제21호 서식의 기록물평가심의회 회의록"을 작성하여야 하며, 심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다. ⑥ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항 2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항 3. 그 밖에 위원장이 정하는 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제14조의2(민간전문가 위촉 및 운영) ① 기록물평가심의회의 위원장은 시행령 제43조 제5항에 따라 기록물 보존가치 평가와 관련하여 전문지식과 경험이 풍부한 민간전문가 1명 이상을 위원으로 위촉한다. ② 민간전문가의 임기는 위촉일로부터 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다. ③ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의 참석수당, 안건검토 사례비 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.

제14조의3(서약서 작성 및 의결 등) ① 기록물평가심의회의 위원은 평가심의에 앞서 "별지 제19호 서식의 기록물평가 심의 서약서"에 서명하고 제13조제4항을 준수하여야 한다. ② 기록물평가심의회의 회의는 구두로 진행함을 원칙으로 하되, 필요한 경우에는 서면으로 할 수 있으며, 서면심의를 하는 경우 "별지 제20호 서식의 기록물평가 서면 의견서"를 제출하여야 한다. ③ 전자기록물의 평가, 보류, 폐기 및 보존기간의 재책정에 관하여는 종이기록물과 동일한 절차와 기준으로 진행하되, 필요한 경우에는 종이로 출력하여 심사와 심의 등을 할 수 있다. ④ 기록물평가심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하고 가부동수인 경우 부결된 것으로 간주한다.

제5장 보안관리 및 서고 점검

제15조(기록물의 보존 장소) ① 보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료 시까지 특수기록관에서 보존한다. 단, 예고문 도래 비밀기록물은 별도의 전용서고에 보존 한다. ② 영 제40조제1항에 따라 특수기록관의 장은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 국가기록원이 제시한 일정에 따라 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 방위사업청 내 안보관련 기록물 등 비공개(비밀포함) 기록물에 대하여는 생산연도 종료 후 30년까지 그 이관시기를 연장할 수 있으며, 30년 경과 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 국가기록원장에게 이관시기의 연장을 요청할 수 있다.

제16조(서고 관리) ① 기록물은 보존기간별ㆍ생산년도별 및 처리과별 배열하고 기록물 보존현황을 기록ㆍ유지하여야 한다. ② 정기적인 소독과 항온항습을 실시하여 기록물에 손상을 주는 해충과 기록물에 손상을 주는 해충과 미생물을 제거하여야 한다. ③ 서고 내 기록물은 "별지 제22호 서식의 기록물 정수점검 계획서" 및 "별지 제23호 서식의 기록물 상태점검 계획서"에 따라 매년 기록물 정수점검 및 상태점검을 실시한다. ④ 별도 서고(자료실 등)를 관리 중인 처리과에서는 해당 보존기록물의 체계적인 관리 및 효율적인 보존을 위하여 보안관리(인원보안, 시설보안 등)를 통한 안정성을 확보해야 하고, 긴급재난 발생 시 신속한 대피 및 복구체계 확립을 위하여 재난대비계획(필수기록물 목록 포함) 수립하고 이를 특수기록관장에게 제출(연 1회 이상, 변동사항 발생 즉시) 해야 한다.

제6장 기록물 열람 및 대출

제17조(기록물 열람 및 대출) ① 특수기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 특수기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 지정기간 전이라도 지체 없이 반납해야 한다. 1. 휴직ㆍ입원ㆍ파견ㆍ장기출장ㆍ전직ㆍ퇴직ㆍ타부처 전출ㆍ직보반 입교 등 2. 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기교육 3. 그 밖에 특수기록관장이 지정기간 전 반납을 요구하는 경우 ③ 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자격은 방위사업청 직원 및 특수기록관장이 승인한 자로 제한한다. ④ 다음 각 호에 해당하는 기록물은 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀이 해제되지 않은 경우 2. 해당 기록물과 무관한 자가 열람 및 대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 열람 및 대출을 제한하는 경우 4. 정상적인 업무에 지장을 줄 수 있는 경우 5. 망실 또는 파손되기 쉬운 경우 ⑤ 기록물을 열람ㆍ대출하는 자는 음식물을 기록관으로 반입하거나 기록물을 훼손하는 등의 행위를 하여서는 아니된다.

제18조(대출한도 및 기간) ① 기록물의 대출기간은 1인 10권 14일 이내로 제한한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다. ② 기록물을 열람ㆍ대출할 시에는 "별지 제13호 서식의 열람ㆍ대출 신청서"를 제출함과 동시에, "별지 제15호 서식의 기록물 열람ㆍ대출대장"에 서명하여 특수기록관장에게 승인을 얻어야 한다. ③ 대출기간의 연장이 필요한 경우, 기록관장의 승인을 거쳐 1회에 한하여 연장할 수 있다. ④ 특수기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제7장 비밀기록물 관리

제19조(비밀기록물 관리) ① 특수기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위하여 전용 서고를 설치하고 "비밀기록물전담관리요원"을 지정하여야 한다. ② 각 처리과의 장은 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시에는 특수기록관으로 비밀기록물 원본을 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우 ③ 특수기록관장은 제2항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음년도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 하나, 인수한 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 특수기록관에서 보존하여야 한다. 다만, 방위사업청 내 안보관련 기록물 등 비공개 기록물에 대하여 생산연도 종료 후 30년까지 그 이관시기를 연장할 수 있다. ④ 제2항제1호 및 제2호에 의하여 특수기록관으로 이관된 경우, 생산부서의 별도 의사표시가 없는 한 해당 기록물은 법 제9조제1항제2호에 따른 비공개대상정보로 관리한다.

제20조(비밀기록물 이관 및 현황) ① 각 처리과는 매년 특수기록관이 통보하는 비밀기록물 이관기간에 이관대상 비밀기록물을 ‘건’단위로 "별지 제25호"의 서식에 따라 정리한 후, "별지 제24호 서식의 비밀기록물이관신청서"와 함께 이관하여야 하고, 이관 비밀기록물을 열람ㆍ대출할 시에는 "별지 제14호 서석의 이관 비밀기록물 열람ㆍ대출 신청서"를 제출하여 특수기록관장의 승인을 얻어야 한다. ② 각 처리과의 장은 전년도에 생산된 비밀기록물을 정리해야 하며, 비밀기록물 생산현황은 "별지 제26호 서식의 비밀기록물 생산현황"에 따라 관리되어야 한다.

제8장 기록물의 전산화 관리

제21조(기록관리시스템 관리 및 운영) ① 정보화데이터담당관은 기록관리시스템의 용량 ㆍ유지보수, 접근권한, 유출ㆍ훼손ㆍ멸실 예방 및 보안대책, 진본성 보장 등 전자기록물이 효율적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다. ② 특수기록관장은 업무관리시스템 등에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 전자기록물 이관, 주요 기록물의 행정참고자료 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

제22조(중요기록물의 전산화) 특수기록관장은 보존기간이 30년 이상인 중요기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보가 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제23조(기록관리시스템의 정기점검/보수) ① 정보화데이터담당관은 기록관리시스템이 효율적으로 관리될 수 있도록 시스템 및 관련장비에 대하여 정기점검을 실시하여야 한다. ② 정보화데이터담당관은 기록관리시스템 및 관련 장비에 대해 전문적인 유지보수가 필요한 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제9장 보 칙

제24조(한시조직의 기록관리) ① 한시조직(임시부서)은 업무관리시스템에서 생산한 모든 과제관리카드를 1년 단위로 종료하여야 한다. ② 한시조직은 조직의 폐지 즉시, 모든 과제카드 및 생산 기록물을 모부서로 이관하여야 한다.

제25조(기록물관리운영실태 점검) 특수기록관장은 각 처리과의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여 방위사업청장에게 보고할 수 있으며, 보고 시 기록물의 "무단폐기" 등 중요한 문제 발생 또는 기록물관리의 모범사례 등에 대한 관련 직원 상ㆍ벌을 수시 건의할 수 있다.

제26조(기록물관리 교육) ① 특수기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 각 처리과 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있으며, 국가기록원 등 타 기관 기록물관리 관련 교육은 특수기록관장 책임 하에 선발ㆍ입교 조치한다. ② 제1항에 따른 교육은 국가기록원에 위탁하여 실시할 수 있다.

제27조(세부사항) 이 규정의 운영과 관련하여 필요한 세부사항은 특수기록관장이 따로 정할 수 있다.

제28조(재검토 기한) 방위사업청장은 이 훈령에 대하여「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2024년 1월 1일 기준으로 매3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 폐지 또는 개정한다.