농림축산식품부 우편물 처리 지침

○ 우편물 : 통상우편물과 소포우편물을 말함 ○ 통상우편물 : 서신 등 의사전달물, 통화 및 소형 포장 우편물을 말함 ○ 소포우편물 : 통상우편물 외의 물건(800g이상)을 포장한 우편물을 말함 § 서신(書信) : 의사전달을 위하여 특정인이나 특정주소로 송부하는 것으로서 문자·기호·부호 또는 그림 등으로 표시한 유형의 문서 또는 전단을 말함. 다만, 신문, 정기간행물, 서적, 상품안내서 등은 제외 * 근거규정 : 「우편법」 제1조의2 ※ 우체국택배 : 우체국이 발송인의 주택, 사무실 또는 기타의 장소에서 소포우편물을 방문접수하여 수취인에게 운송하여 배달하는 것 (출처 : 우체국택배 이용약관, 우정사업본부)

1. 우편물 접수 ○ 운영지원과(사무관리)에서는 농림축산식품부 대표로 우편물을 일괄 수령 * 대표수령인 서명 방식 : 운영지원과 명의로 서명 * 운영지원과 일괄수령 제외대상 : 개인 신용카드 → 우체국 배달원이 개인에게 직접 전달

○ 등기취급우편물 수량 확인 및 목록과 실물 대조 확인 * 등기취급우편물은 통상등기류와 소포등기(택배포함)를 구분하여 각각 배달상자에 담긴 상태로 접수되며, 각각의 목록이 첨부되어 있음

※ 등기취급우편물 목록(우체국 작성) 예시

2. 우편물 등록 ○ 등록대상 : 등기취급우편물 전체 ○ 등록시점 : 우체국으로부터 접수한 즉시 등록 ○ 등록방법 : 등기취급 우편물을 유형별로 분류한 후 각각의 등기대장에 실국·과별 등록

* 등기대장 비치장소 : 1층 등기함 상단

※ 우편물 개봉불가 원칙 - 봉함된 우편물은 비밀유지를 위하여 접수처(운영지원과)에서 개봉하지 않는 것이 원칙. 다만, 등기처리우편물 중 아래의 경우에 한하여 개봉할 수 있음

※ 등기처리우편물 식별 라벨지 유형

3. 우편물 분류 · 배부 ○ 등기취급 우편물 - 통상등기류(법원등기·통화등기·특급등기) : 실·국별 등기함에 분류하여 배부 - 소포등기, 택배 : 소포·택배 보관장소에 실·국별로 분류하여 비치 * 운영지원과는 등기대장에 등록 직후 분류·배부 시행 ○ 일반 우편물 : 실·국별 일반우편물함에 분류하여 배부 　 4. 우편물 수령 · 반송 ○ 실·국별 우편물담당자는 등기함과 일반우편물함에 있는 우편물 수거

○ 우편물을 반송할 경우 겉봉투에 반송사유를 작성하여 반송함에 투입 * 반송사유 : 수취거절, 수취인불명, 수취인부재, 주소불명 등 ○ 우편물 인계인수 및 관리에 대한 책임의식 제고를 위하여 실·국에서는 우편물담당자를 지정하여 당일 우편물을 신속·정확하게 처리 - 우편물담당자의 역할 · 실·국 우편물담당자 : 운영지원과로부터 우편물을 수령하여 과·팀 우편물 담당자에게 인계인수하고 실·국의 우편업무 총괄 · 과·팀 우편물담당자 : 실·국 우편물담당자로부터 수령한 우편물을 최종 수신자에게 전달하고 전달내역을 관리 ※ 우편물담당자 부재시 과·팀장이 지정하는 대체자가 우편업무 대행 　 5. 실·국 내 과·팀별 배부 ○ 실·국 우편물담당자는 운영지원과로부터 우편물을 수령하여 사무실 이동 후 과·팀별 배부 ○ 과·팀 우편물담당자는 등기우편물을 수령한 즉시 최종수신자에게 직접 전달. 다만, 최종수신자가 출장 등의 사유로 부재중인 경우에는 시건장치 된 캐비넷에 임시보관 후 복귀 즉시 전달

○ 운영지원과를 통해 우편물을 발송할 경우는 아래 절차 준수

* 우체국 일괄발송 시간 : 매일 오후 3시

※ 우편물 발송전 체크리스트 - 우편물의 내용이 노출되지 않도록 봉투를 완전히 봉합 - 발신인과 수신인 정보를 정확하게 기입(기관인 경우 부서명 기입) - 우편번호 기입

◇ 우편요금 후납처리 가능 범위 - 공문서를 전자문서로 시행할 수 없는 경우 - 공문서를 전자문서로 시행하였으나 첨부물을 별도로 송부하는 경우 - 민원서·정보공개답변서 회신건 등 * 수신처가 정부청사 입주부처인 경우 청사관리소에서 운영하는 문서취급소를 통해 사송처리 함 ◇ 우편요금 후납처리 할 수 없는 항목 - 공무원 개인이 사적인 목적으로 발송하는 우편물 - 국제우편 중 추적 가능한 국제특급우편(EMS 등) - 그 외 공적업무와 관계없는 우편물 ○ 운영지원과는 후납처리된 1개월분의 우편요금을 다음달 20일 이내 우체국에 지불해야 함 ○ 한정된 우편 예산 범위내에서 전체과에 균등한 기회를 제공하기 위하여 1일 발송가능 개수를 아래와 같이 제한함

-> 제한 수량 이상의 우편물은 실·국별 자체 예산(수용비-우편송금수수료)으로 발송

○ 우편물 보안 및 도난방지를 위한 CCTV 설치·운영 - 설치목적 : 비밀 대외비 문건의 철저한 보안유지 및 우편물 도난사고 예방 - 설치장소 : 5동1층(5-3출입구) 사무관리계 우편물 처리 공간 - 설치개수 : 2대 - 녹화시작일자 : 2013. 12. 2. - 데이터 보관기간 : 최소 30일 ~ 최대 40일 - 관리자 : 운영지원과 (정)우편담당 서기관 또는 사무관 (부)우편담당 주무관 - 관리방법 :「CCTV 개인영상 정보보호 가이드라인」(한국인터넷진흥원)에 준하여 관리 - 열람제한 : CCTV를 통해 수집된 정보는 우편업무 관련 사실확인 목적 이외에는 열람을 제한하고, 열람권한은 관리자의 승인 하에 부여

○ 우편물처리지침의 시행일 : 2014. 2. 3.