각국 주요인사 관계자료 관리규정

제1조(목적) 이 훈령은 외교업무의 효율적 수행과 업무의 계속성 유지를 위하여 작성되는 각국주요인사에 관한 자료(이하 "자료"라 한다)의 수집ㆍ보존ㆍ관리 및 활용에 관한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(자료 수집 대상) 자료수집은 각국의 정치ㆍ경제ㆍ사회ㆍ문화 등 각 분야에서 주재국 정부 및 국민에게 영향력을 줄 수 있는 자와 한국문제와 관계가 있는 자 및 재외공관에서 공관원이 외교활동의 일환으로 정기적 접촉이 필요한 자를 대상으로 한다.<개정 2004. 11. 24., 2005. 4. 1.>

제3조(자료의 수집 및 입력) ① 재외공관의 각 직원은 담당업무 분야별로 자료를 수집하며, 재외공관장은 자료의 수집 및 관리에 관한 제반사항을 지휘ㆍ감독한다. ② 재외공관의 각 직원은 해당 업무와 관련된 주요인사에 관한 자료를 계속 수집하여 본부(기획조정실)에서 제공한 "주요인사접촉관리시스템"에 입력하여야 한다.<개정 2009. 5. 21.> ③ 본부의 각실ㆍ국은 각과별로 해당 업무와 관련된 주요인사에 관한 자료를 계속 수집하여 주요인사접촉관리시스템에 입력하여야 한다. ④ -⑧<삭제1999. 7. 12.> [전문개정 1999. 7. 12.]

제4조(시스템의 제공 및 자료의 보존, 활용) ① 기획조정실(정보관리기획관)에서는 본부 및 재외공관에서 입력한 자료를 데이터베이스화하여 네트워크를 통하여 공유할 수 있는 주요인사접촉관리시스템을 제공한다. ② 주요인사접촉관리시스템에 포함되어야 할 사항은 별표와 같다. ③ 주요인사접촉관리시스템의 접속이 불가능한 재외공관은 별표 서식에 따라 자료를 작성, 보존 및 활용하여야 하며, 접속이 가능해지면 해당 자료를 주요인사접촉관리시스템에 입력하여야 한다. ④ 3항의 경우 공관장은 각 직원들이 입력한 자료들을 수시로 취합하여, 공관내에서 공동 활용하도록 한다. ⑤ <삭제 2026. 1. 15.> [전문개정 1999. 7. 12.]

제5조(자료 관리상 유의사항) 재외공관 및 본부 각실ㆍ국에서 자료를 관리함에 있어서는 다음 사항에 유의하여야 한다. 1. 주요인사에 대한 전체적인 파악이 용이하도록 자료전체에 대하여 종합적으로 관리를 한다. 2. 요청을 받을 시 즉시 자료를 제출할 수 있도록 최신 자료로의 수정 및 관리에 만전을 기한다. 3. 자료는 업무인수인계사항에 포함되어야 한다.<개정 1999. 7. 12.>

제6조(접근권한 제한) ① 주요인사접촉관리시스템에는 자료입력시 각 공관 또는 각 실ㆍ국ㆍ과별로 해당자료에 대한 접근권한을 제한하도록 하는 기능을 부여할 수 있다. ② 각 실.국장 및 재외공관장은 소관자료중 접근권한이 제한된 자료에 대하여 여타 실ㆍ국 또는 공관의 요청이 있을 경우 요청사유 및 필요성을 검토한 후 동 자료를 열람케 하거나 또는 그 사본을 제공할 수있다. [전문개정 1999. 7. 12.]

제7조(공무국외여행 결과 보고서) 「공무국외여행규정」제8조제3항에 의거하여 고위 공직자가 국외여행후 외교부장관에게 서면으로 통보 또는 보고하는 외교업무 관련사항 중에 주요인사에 관한 사항이 있을 경우에는 이를 주요인사에 관한 자료에 포함한다.<개정 1999. 7. 12., 2009. 5. 21.>

제8조(보안) ① 정리 보존중인 자료는 업무상 목적이외로 사용되어서는 아니된다. ② 대외비 이상 보안이 필요한 자료는 관계기관이 인증한 보안시스템이 개발, 적용된 이후에 입력할 수 있다. 단, 보안시스템의 개발 이전이라도 동 자료의 목록은 입력할 수 있다.<개정 1999. 7. 12.> ③ 기타 보안에 관계되는 사항에 대하여는 「외교부 보안업무 규정 시행세칙」 등 관계규정을 적용한다.<개정 2009. 5. 21.>

제9조(준용) ① 이 훈령은 각 국제기구의 주요인사에 관한 자료의 수집ㆍ보존 및 활용에도 준용하며, 국제기구의 성격에 따라 각 소관국장이 이를 관장한다.<개정 1999. 7. 12.> ② 이 훈령은 북한의 주요인물에 관한 자료의 수집ㆍ보존 및 활용에도 준용하며, 한반도정책국장이 이를 관장한다.<개정 2009. 5. 21.>