국가보훈부 특수자료 취급규정

제1조(목적) 이 지침은 국가정보원「특수자료 취급지침」에 따라 국가보훈부 본부(이하 ‘본부’라 한다)와 그 소속 및 산하기관의 특수자료 취급 및 관리ㆍ활용에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) ① ‘특수자료’란 간행물, 녹음테이프, 영상물, 전자출판물 및 전자파일, CD, DVD 등 모든 디지털 방식의 자료(이하 ‘디지털 콘텐츠’라 한다)를 포함한 모든 대중전달 매개체로서 각호에 해당하는 자료를 말한다. 1. 북한 및 반국가단체에서 제작ㆍ발행한 자료 중 가. 그 구성원 또는 지령을 받은 자의 활동을 찬양ㆍ고무ㆍ선전 또는 이에 동조하거나 국가변란을 선전ㆍ선동하는 내용의 자료 나. 국가의 존립ㆍ안전이나 자유민주적 기본질서를 위태롭게 하는 내용의 자료 2. 제1호의 자료를 복제ㆍ복사하거나 그 일부를 발췌ㆍ인용 등을 통해 재연한 자료 3. 삭제 4. 삭제 ② ‘특수자료 취급기관’(이하 ‘취급기관’이라 한다)이란 이 규정에 따라 국가보훈장관(이하 ‘장관’이라 한다)으로부터 특수자료의 취급 인가를 받은 기관이나 단체를 말한다. ③ 삭제

제3조(특수자료심의위원회) ① 제2조제1항의 규정에 따른 특수자료를 분류하기 위하여 본부 및 취급기관에 특수자료심의위원회(이하 ‘심의위원회’라 한다)를 둔다. ② 본부의 심의위원회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하되, 심의위원회는 국가보훈부차관을 위원장으로 하고, 위원은 각 실ㆍ관ㆍ국장 중에서 위원장이 지명하며 다음 각호의 내용을 심의ㆍ의결한다. 1. 특수자료 취급기관이 자체 판단하기 어려운 자료들의 특수자료 분류 여부 결정 2. 특수자료의 공개 및 일반자료로 재분류 3. 기타 특수자료 분류ㆍ관리체계 개선방안 논의 등 ③ 심의위원회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 본부 심의위원회의 간사는 운영지원과장이 된다. ④ 제2조제1항에 따라 특수자료 여부를 판단할 때 통일부 장관 및 국가정보원장과 협의를 거칠 수 있다. ⑤ 제4항에도 불구 분류가 어려울 때는 특수자료 감독부처 협의체에 특수자료 해당 여부 판단을 문의하거나 의뢰할 수 있다.

제4조(취급기관인가) ① 다음 각호의 목적으로 특수자료를 취급하고자 하는 소속ㆍ산하기관 및 단체의 장은 별지 제1호 서식에 따라 장관에게 취급기관 인가를 신청하여야 한다. 1. 순수 학술ㆍ연구 목적 2. 북한 실상을 알리기 위한 대국민 홍보 목적(이하 ‘대국민 홍보 목적’이라 한다.) 3. 언론 보도 목적 4. 다른 특수자료 취급기관 대상 수입 대행 및 제공 목적 5. 기타 업무상 취급이 필요한 경우 ② 취급기관 인가는 특수자료 취급 목적, 특수자료 분류 적정성 및 특수자료 취급 인가 신청 관련 자료 등을 종합 검토하여 인가한다. ③ 취급기관을 인가하였을 때는 이를 국가정보원장에게 통보하여야 한다.

제5조(취급기관 해제) ① 장관은 다음 각호에 해당하는 취급기관에 대해서는 직권으로 인가를 해제하여야 한다. 1. 제3조제1항의 목적이 상실 또는 변경된 경우 2. 자료 활용(수입) 실적이 3년간 전혀 없는 경우 3. 5년간 3회 이상 감독기관으로부터 경고ㆍ시정명령을 받은 경우 4. 특수자료 취급에 심각한 문제가 있다고 판단되거나 국가정보원장이 요청하는 경우 ② 취급기관의 장은 취급기관 인가를 해제하려면 그 사유와 보유하고 있는 특수자료에 대한 처리대책(다른 취급기관으로 이관 또는 자체 파기 등)을 장관에게 보고하여야 한다. 단, 특수자료를 파기할 때 이에 앞서 다른 기관의 인수 여부를 본부에 확인하여야 한다. ③ 장관은 제2항에 따라 취급기관인가 해제 요청을 받았을 때는 취급기관이 보유한 특수자료 처리 결과를 확인한 후 인가를 해제하여야 하며, 해제 사실을 국가정보원장에게 통보하여야 한다. ④ 인가가 해제된 취급기관의 장은 인가가 해제된 날로부터 3년이 지나야 재 인가를 신청할 수 있다. 취급기관의 명칭 또는 취급기관의 장을 변경하여 재 인가를 신청할 때도 이와 같게 경과 기간을 적용한다.

제6조(특수자료의 분류) ① 취급기관의 장은 수집한 자료 등을 제2조제1항에서 정하는 기준에 따라 특수자료 및 일반자료로 분류하여야 한다. 다만, 통일부 장관이 일반자료로 재분류한 자료는 일반자료로 분류ㆍ활용할 수 있다. ② 취급기관의 장은 특수자료 여부에 관한 판단이 어려울 때는 본부에 문의한 후 판단하여야 한다.

제7조(특수자료의 관리) ① 취급기관의 장은 이 규정을 토대로 특수자료 보안 관리 및 취급을 위한 자체 내규를 수립하여 시행하여야 한다. 이 경우 취급기관의 장은 본부의 규정을 준용할 수 있다. ② 취급기관의 장은 각각의 특수자료를 등록대장(별지 제3호 서식)에 기록하고 관리번호(별지 제4호 서식)를 부여하며 경고문(별지 제5호 서식)을 여백에 표시하여야 한다. ③ 취급기관의 장이 디지털 콘텐츠의 보관ㆍ활용을 위해 시스템을 구축ㆍ운영하고자 할 경우는 외부 침해 및 자료 유출 방지를 위한 보안대책을 강구하고 안전성 확인을 위해 본부에 보안성 검토를 의뢰하여 승인을 받은 후 운영해야 한다. ④ 취급기관의 장은 디지털 콘텐츠의 온라인 전송 및 인가목적 이외 활용을 금지하고, 별도 보관목록을 작성ㆍ유지하여야 한다. 다만, 취급기관 간에는 자료 공유 등 정당한 목적에만 비밀번호 설정 등 적정 보안대책 강구 후 온라인으로 송ㆍ수신할 수 있다. ⑤ 취급기관의 장은 특수자료를 출입 통제가 가능한 보관실에 보관하여야 한다. 다만, 공간협소 등 부득이한 경우에 한정하여 별도 보관함에 보관할 수 있으며 이 경우 자료의 분실ㆍ유출 방지를 위한 이중 잠금 등 보안대책을 철저히 마련하여야 한다.

제8조(관리책임자 임명) ① 취급기관의 장은 특수자료 관리 및 취급을 위해 자체 내규를 수립ㆍ시행하는 등 전반적인 보안책임을 지며, 자료를 전담 관리할 특수자료 관리 정ㆍ부 책임자(이하 ‘관리책임자’라 한다)를 임명하여 다음 각호의 임무를 수행하게 하여야 한다. 1. 특수자료의 보관관리 및 확인 점검 2. 특수자료의 열람ㆍ대출 및 회수 처리 3. 특수자료의 복사ㆍ양도 및 파기 4. 각종 대장 기록유지 및 특수자료 관리에 필요한 사항 ② 관리‘정’책임자는 특수자료에 대하여 비밀에 준하는 보안대책을 마련하여야 한다. ③ 관리‘부’책임자는 관리‘정’책임자에 준하는 임무를 수행하며 관리‘정’책임자를 보좌한다. ④ 취급기관의 장은 자료관리 정ㆍ부 책임자에 대해 보안서약서(별지 제2호서식) 징구 및 교육 등 보안 조치를 하여야 한다. ⑤ 관리 ‘정’책임자가 퇴직 또는 보직 변경 등의 사유로 교체될 때 별지 제3호 서식에 따른 특수자료 등록대장의 최종기록란에 특수자료 건수와 일시 등을 기재하여 기관장의 확인을 받아야 한다.

제9조(자료의 열람ㆍ대출ㆍ복사ㆍ양도) ① 취급기관의 장은 특수자료 열람신청이 있을 때는 신청자의 신분 및 열람목적을 확인한 후 지정된 장소에서 열람을 허가한다. 다만, 디지털 콘텐츠는 인터넷과 보조기억매체 연결 차단 등 보안 조치한 열람 전용 PC에서만 열람하게 하여야 한다. ② 취급기관의 장은 자료 대출 신청이 있을 때는 신청자의 신분ㆍ목적을 확인하고 타당성이 인정된 자에 한하여 30일 이내에서 대출을 허가할 수 있다. 다만, 디지털 콘텐츠는 본부에서 승인한 경우에만 대출을 허가한다. ③ 취급기관의 장은 자료 대출 시 대출목적 외 복제ㆍ복사ㆍ유통 방지를 위해 서약서(별지 제6호 서식) 징구 등 보안대책을 마련하여야 한다. 다만, 소속 직원에 대해서는 서약서를 징구하지 않을 수 있다. ④ 취급기관의 장은 자료를 대출한 후 반납하지 않거나 분실한 신청자에 대하여 미반납 또는 분실 사유를 확인하고 특수자료 열람 및 대출을 12개월간 제한한다. 다만, 제한 기간은 국가보훈부의 사정에 따라 조정할 수 있다. ⑤ 취급기관의 장은 특수자료를 열람하게 하거나 대출한 때에는 별지 제7호 서식에 의한 열람ㆍ대출 대장에 해당 내용을 기록하여야 한다. ⑥ 취급기관의 장은 특수자료를 복사하여 제공하는 것은 최소화하고 부득이하게 제공할 때 제7조제3항의 보안서약서를 별도 징구하여야 한다. ⑦ 취급기관의 장은 부득이 복사하여 대출할 때 복사본을 원본과 같게 취급ㆍ관리해야 한다. 이 경우 복사본도 제4항과 같이 미반납ㆍ분실 시 열람 및 대출을 제한하여야 한다. ⑧ 취급기관의 장은 복사ㆍ대출제도 운용 시 복사본에 대하여 관리번호를 부여하고 복사본관리대장(별지 제8호 서식)을 비치하여 운영하는 등 복사본 보안대책을 마련하여야 한다. ⑨ 취급기관의 장이 특수자료를 다른 취급기관에 양도할 때는 양도대장(별지 제8호 서식)에 기록하고 비고란에 복사 여부를 기록하여야 한다.

제10조(보고 및 통보) ① 취급기관의 장은 전년도 특수자료 취급현황(별지 제10호 서식)을 작성, 매년 1월 15일까지 장관에게 보고하고, 장관은 2월 1일까지 국가정보원장에게 통보하여야 한다. ② 취급기관의 장은 특수자료의 분실, 유출, 대출ㆍ사본 제공한 특수자료의 무단공개 확인, 특수자료실 무단침입 등 보안사고와 특수자료실 이전에 관한 사항을 지체 없이 장관에게 보고하고, 장관은 국가정보원장에게 이를 즉시 통보하여야 한다.

제11조(특수자료의 공개활용 및 재분류) ① 취급기관의 장은 국민의 안보의식 향상 및 학술연구나 통일 공감대 확산 및 북한 이해 등에 필요한 경우 장관의 승인을 받아 특수자료를 공개하거나 일반자료로 재분류(이하 ‘공개 등’이라 한다)할 수 있다. 이 경우 취급기관의 장은 해당 장관에게 공개 또는 재분류할 자료의 내용, 활용목적, 공개시기 및 방법 등을 기재한 특수자료 공개활용 계획서를 제출하여야 한다. ② 장관은 제1항에 따른 자료 공개 등 요청이 있는 경우 그 필요성 및 보안대책을 확인한 후 승인할 수 있다. 이 경우 공개 등 목적ㆍ내용 및 해당자료 목록 등을 국가정보원장에게 통보해야 한다. ③ 취급기관의 장은 보유한 특수자료의 목록을 제1항에 따른 절차를 거치지 않고 공개할 수 있다.

제12조(지도 방문) ① 장관은 연 1회 이상 산하 취급기관에 대한 지도방문을 실시하여 자료분류 적정성과 자료관리 및 활용실태를 점검하여야 한다. ② 국가정보원장은 필요시 본부와 합동으로 취급기관에 대한 지도방문을 실시할 수 있다.

제13조(특별점검) 장관은 전년도 경고ㆍ시정명령을 받은 취급기관에 대하여 특별점검을 시행하고 개선 여부를 반드시 확인하여야 한다.

제14조(행정 제재) 장관은 취급기관의 장이나 관리책임자가 이 규정에 정한 사항을 위반한 때에는 경고, 시정명령, 인가취소 등 행정 제재 조치를 할 수 있다.

제15조(안전 반출 및 파기) ① 취급기관의 장은 천재지변, 화재 등 비상 상황에서의 안전 반출 또는 긴급파기 계획 등 자료보호 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다. ② 안전 반출 및 파기 계획은 국가보훈부 보안업무 처리세칙이 정하는 바에 따른다.